HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、契約書を作成して送信する

■概要

HubSpotに新しいコンタクト情報を登録するたびに、手作業で見積書や契約書を作成し、メールで送付する業務は手間がかかるものであり、宛先の間違いや書類の添付漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト作成をトリガーとして、書類作成からメール送信までを自動化できるため、課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで顧客管理を行い、都度発生する書類作成や送付業務を効率化したい営業担当者の方
• 契約書や見積書の作成・送付業務の自動化を検討している方
• 手作業による書類送付での情報転記ミスや、メールの誤送信などのリスクを減らしたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotへのコンタクト登録を起点に、書類発行から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です
• 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報を書類の雛形に反映させます
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付して指定の宛先に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、雛形として利用するスプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください
• 同じくGoogle スプレッドシートのアクション内で、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください

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■注意事項

• HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。