【ノーコードで実現】kintoneのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携する方法

「あれ、この社員のGoogleアカウント、もう発行したっけ…？」

入社や異動のタイミングで、手作業によるアカウント発行やユーザー登録作業に追われていませんか？ミスが許されない作業なのに、確認や入力の手間が多く、思わず後回しにしてしまうことも多いですよね。そんな悩みを解決するのが、kintoneとGoogle Workspaceの連携です。たとえば、kintoneにレコードが登録されたら自動でGoogle Workspaceのアカウントを発行したり、ステータスが「入社後」に変更されたタイミングでユーザー登録を行ったり。さらに、レコードの内容を確認してからワンクリックでユーザー追加することもできます。

この記事では、kintoneとGoogle Workspaceの連携でできることをご紹介します！気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとGoogle Workspaceの連携が可能です。

YoomにはあらかじめkintoneとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報でGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。

詳細を見る 試してみる

kintoneとGoogle Workspaceを連携してできること

kintoneとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携することが可能です！

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとLINEの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

kintoneのレコード情報を使って、手動でアカウント発行していた方におすすめのフローです。

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報でGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。

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kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

例えばステータスを、入社前や入社後などで管理している場合、入社後となったらアカウント発行できるようになります。

kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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kintoneでステータスが更新される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。

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kintoneの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

こちらはkintoneのレコード詳細ページから1クリックでGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加できます。
内容を確認してからフローを起動できるので便利です。

kintoneの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
「kintoneの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローは、新入社員へのアカウント発行業務を効率化します。
kintone上でワンクリックするだけでアカウント発行できるため、作業負担が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して業務管理を行っている方
・新しい従業員情報を迅速にGoogle Workspaceに反映させたい方
・手動でのユーザー追加作業に時間がかかりすぎている方
・Google Workspaceをチームで利用している企業
・Google Workspaceのユーザー管理を簡略化したいと考えている方
・スピーディに新入社員やメンバーのアカウントを作成したい方

■注意事項
・kintoneとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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kintoneとGoogle Workspaceの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGoogle Workspaceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はkintoneにレコードが登録されたら、Google Workspaceにデータを連携するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• kintoneのトリガー設定およびGoogle Workspaceのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報でGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。

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ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のkintoneとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

kintoneと検索します。
マイアプリ登録方法を確認し、連携をお願いします。

クライアントIDとクライアントシークレットは、以下のcybozu.com共通管理設定画面の赤枠部分です。
うまくいかない場合、ヘルプページを参照してください。

続いてGoogle Workspaceと連携します。
先ほどと同様、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択しましょう。
ログインを進めるとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

料金プランについて

kintoneとGoogle Workspaceとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。

ステップ2:テンプレートのコピー

ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報でGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。

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進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。

OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

レコード登録できるkintoneアプリ。

フィールド名を設定する際、スクロールするとフィールドコードが出てくるので、赤枠をクリックしてフィールド名と同一に編集すると後の設定で分かりやすいです。

ステップ3:kintoneのトリガー設定

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「レコードが登録されたら」を選択しましょう。

タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力していきます。

この記事を参考に、以下の画面でアプリトリガーのWebhookイベント受信設定をしてください。
下記の画面が出てきたら、赤枠内にWebhookURLを設定しましょう。
通知を送信する条件や有効化も忘れずに!

kintoneのアプリに進み、テストレコードを追加しましょう。

フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにアプリ内容が表示されます。

アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、kintoneとGoogle Workspaceのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。

ステップ4:レコードを取得する設定

続いて「該当のレコード情報を取得する」をクリックしましょう。

下記のように、アウトプットからデータベースの連携を行います。

次に進み、取得したいレコードの条件を下記のように設定してください。

こちらもテストし、レコード情報がアウトプットに反映したら保存しましょう。

ステップ5:取得したレコード情報で、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する設定

続いて、取得したkintoneのレコード情報を用いて、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する設定を行うため、「新規ユーザーを追加」をクリックします。

先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し次に進みます。
下記のように、必須項目をアウトプットや選択肢から設定しましょう。

※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
トリガーから取得した項目は、必ずアウトプットから選択してください。

設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google Workspaceに新規ユーザーが追加されるのでご注意ください。

ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行されるかを確認してみましょう。

以上が「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行」する方法でした。

Google Workspaceのデータをkintoneに連携したい場合

今回はkintoneからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Workspaceからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

複数のアプリでユーザー管理している場合、データベースに手動で転記する手間を省けます。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する」ワークフローは、従業員情報の管理に役立ちます。
アカウント発行と同時にkintoneに従業員情報が自動で追加されるため、作業負担が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用してユーザー管理を行っている方
・Google Workspaceで新しいユーザーが追加された際、その情報を迅速に他のシステムと連携させたい方
・kintoneを利用して業務プロセスを管理している方
・kintoneに新しいユーザーをスピーディに反映させたいと考えている方
・手動でのユーザー管理に手間を感じている方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する

メールアドレスなどの情報が更新された場合、kintoneにも自動で反映させることができます。

Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する

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■概要
「Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する」ワークフローは、情報更新作業の手間を削減します。
自動で情報が更新されるので、更新漏れなどの人的エラーを軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用してユーザー情報を管理している企業の方
・Google Workspaceで管理しているユーザー情報を他のシステムと連携させたいと考えている方
・kintoneを活用して業務アプリケーションを運用している企業
・kintoneを利用して情報管理を行っているが、他システムとのデータ同期が手間だと感じている方
・手動でのユーザー情報更新に時間や労力をかけたくないと考える方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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kintoneやGoogle WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneやGoogle WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

kintoneを使った自動化例

Microsoft Outlookの予定をkintoneに記録したり、kintoneでメンションされたらSlackに通知を送るなど、さまざまな業務の自動化が可能です。ほかにも、kintoneへのレコード登録をきっかけにMicrosoft SharePointでフォルダを作成したり、Salesforceのリード情報をkintoneに連携したり、ChatGPTを使って自動でテキストを生成することもできます。

Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する

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■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方

■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する

試してみる

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Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。

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kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する

試してみる

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kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。

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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知

試してみる

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kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。

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Google Workspaceを使った自動化例

Google Workspaceで新しい従業員を登録すると、Gmailで入社案内を自動送信したり、Microsoft Teamsへ通知を送ることができます。また、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームの入力内容をもとにユーザーを追加したり、登録されたユーザー情報をNotionに反映することも可能です。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する

試してみる

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

試してみる

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。

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Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、ユーザー管理とコミュニケーションの効率化を実現する業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに追加されると、Microsoft Teamsに通知が送信されます。
また、手動での通知作業を自動化することで、管理者の負担を軽減し、ミスを防止します。
これにより、チーム全体への迅速な情報共有が可能となり、新メンバーの歓迎や必要なサポートをスムーズに提供できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を効率化したいIT担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいチームリーダーの方
・新規ユーザー登録時の通知作業を自動化したい運営業務担当者の方
・業務フローを最適化したい企業のITマネージャーの方
・手動での通知によるミスを減らし、正確な情報共有を目指す管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。

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Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する

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■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
・新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方‍

■注意事項
・Google Workspace、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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終わりに

いかがでしたか？kintoneとGoogle Workspaceを連携すれば、「アカウント発行の手間をなくしたい」「情報登録のミスを防ぎたい」「人事業務をもっとスムーズにしたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。レコード登録やステータス更新をトリガーに自動でアカウントを作成・通知できるため、日々の業務の抜け漏れを防ぎ、スピード感のある対応が可能になります。

ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にkintoneとGoogle Workspaceの連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。

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面倒な手作業を減らして、もっとスマートに業務を回していきませんか？