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【ノーコードで実現】kintoneのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携する方法
「あれ、この社員のGoogleアカウント、もう発行したっけ…？」
入社や異動のタイミングで、手作業によるアカウント発行やユーザー登録作業に追われていませんか？ミスが許されない作業なのに、確認や入力の手間が多く、思わず後回しにしてしまうことも多いですよね。そんな悩みを解決するのが、kintoneとGoogle Workspaceの連携です。たとえば、kintoneにレコードが登録されたら自動でGoogle Workspaceのアカウントを発行したり、ステータスが「入社後」に変更されたタイミングでユーザー登録を行ったり。さらに、レコードの内容を確認してからワンクリックでユーザー追加することもできます。
この記事では、kintoneとGoogle Workspaceの連携でできることをご紹介します！気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとGoogle Workspaceの連携が可能です。
YoomにはあらかじめkintoneとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要従業員の入社に伴い、kintoneに従業員情報を登録し、さらにGoogle Workspaceでアカウントを発行する、といった二重の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報入力は、時間的なコストだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneに従業員情報が登録されるだけでGoogle Workspaceのアカウント発行が自動で完了するため、こうした定型業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
■注意事項- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとGoogle Workspaceを連携してできること
kintoneとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとLINEの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行
kintoneのレコード情報を使って、手動でアカウント発行していた方におすすめのフローです。
■概要従業員の入社に伴い、kintoneに従業員情報を登録し、さらにGoogle Workspaceでアカウントを発行する、といった二重の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報入力は、時間的なコストだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneに従業員情報が登録されるだけでGoogle Workspaceのアカウント発行が自動で完了するため、こうした定型業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
■注意事項- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
例えばステータスを、入社前や入社後などで管理している場合、入社後となったらアカウント発行できるようになります。
■概要kintoneで採用管理や入社手続きを進める中で、Google Workspaceへのユーザーアカウント作成を手作業で行うのは手間がかかり、入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータスを更新するだけで、Google Workspaceへの新規ユーザー追加が自動的に完了するため、アカウント発行に伴う手作業を効率化し、迅速なオンボーディングを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGoogle Workspaceを使っており、アカウント管理を手作業で行っている方
- 入社手続きのプロセスを効率化し、オンボーディングを迅速に進めたい人事・労務担当者の方
- kintoneと他ツールを連携させ、情報転記によるヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータス更新を起点に、Google Workspaceへのユーザー追加が自動で実行されるため、アカウント発行の手作業にかかる時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、氏名やメールアドレスなどの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報登録を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をマッピングしてユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、連携の対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Google Workspaceでユーザーを追加する際に、kintoneから取得した氏名や部署などの情報を引用し、それぞれのフィールドに自由に設定することが可能です。
■注意事項- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintone、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogle Workspaceを使っており、アカウント管理を手作業で行っている方
- 入社手続きのプロセスを効率化し、オンボーディングを迅速に進めたい人事・労務担当者の方
- kintoneと他ツールを連携させ、情報転記によるヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新を起点に、Google Workspaceへのユーザー追加が自動で実行されるため、アカウント発行の手作業にかかる時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、氏名やメールアドレスなどの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報登録を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をマッピングしてユーザーを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、連携の対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Google Workspaceでユーザーを追加する際に、kintoneから取得した氏名や部署などの情報を引用し、それぞれのフィールドに自由に設定することが可能です。
■注意事項
- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintone、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
こちらはkintoneのレコード詳細ページから1クリックでGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加できます。
内容を確認してからフローを起動できるので便利です。
■概要
kintoneで管理している従業員情報をもとに、Google Workspaceのアカウントを新しく発行したい。
そんな時、手作業で情報を入力するのでは手間がかかりますよね。
メールアドレスや名前に間違いがあれば、その後の業務に大きな影響を与えてしまいます。
このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動で追加できます。
入力ミスを防ぎ、面倒なアカウント発行作業を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogle Workspaceを併用し、手作業でのユーザー登録に課題を感じている方
- 従業員のアカウント発行業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい管理者の方
- SaaS間の情報連携を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのアプリでフローを起動させたらユーザーが自動で追加されるため、手作業で行っていたアカウント発行の時間を短縮できます。
- 氏名やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 最後に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとにユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションで、従業員情報を管理しているアプリを指定してください。
- Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションでは、kintoneから取得したレコード情報を、ユーザーの氏名やメールアドレスなどの各項目に埋め込むように設定してください。
■注意事項
- kintoneとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
■概要
kintoneで管理している従業員情報をもとに、Google Workspaceのアカウントを新しく発行したい。
そんな時、手作業で情報を入力するのでは手間がかかりますよね。
メールアドレスや名前に間違いがあれば、その後の業務に大きな影響を与えてしまいます。
このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動で追加できます。
入力ミスを防ぎ、面倒なアカウント発行作業を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogle Workspaceを併用し、手作業でのユーザー登録に課題を感じている方
- 従業員のアカウント発行業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい管理者の方
- SaaS間の情報連携を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのアプリでフローを起動させたらユーザーが自動で追加されるため、手作業で行っていたアカウント発行の時間を短縮できます。
- 氏名やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 最後に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとにユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションで、従業員情報を管理しているアプリを指定してください。
- Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションでは、kintoneから取得したレコード情報を、ユーザーの氏名やメールアドレスなどの各項目に埋め込むように設定してください。
■注意事項
- kintoneとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
kintoneとGoogle Workspaceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGoogle Workspaceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はkintoneにレコードが登録されたら、Google Workspaceにデータを連携するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintoneとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- kintoneのトリガー設定およびGoogle Workspaceのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要従業員の入社に伴い、kintoneに従業員情報を登録し、さらにGoogle Workspaceでアカウントを発行する、といった二重の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報入力は、時間的なコストだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneに従業員情報が登録されるだけでGoogle Workspaceのアカウント発行が自動で完了するため、こうした定型業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
■注意事項- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のkintoneとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
kintoneと検索します。
マイアプリ登録方法を確認し、連携をお願いします。
クライアントIDとクライアントシークレットは、以下のcybozu.com共通管理設定画面の赤枠部分です。
うまくいかない場合、ヘルプページを参照してください。
続いてGoogle Workspaceと連携します。
先ほどと同様、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択しましょう。
ログインを進めるとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneとGoogle Workspaceとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要従業員の入社に伴い、kintoneに従業員情報を登録し、さらにGoogle Workspaceでアカウントを発行する、といった二重の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報入力は、時間的なコストだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneに従業員情報が登録されるだけでGoogle Workspaceのアカウント発行が自動で完了するため、こうした定型業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
■注意事項- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
レコード登録できるkintoneアプリ。
フィールド名を設定する際、スクロールするとフィールドコードが出てくるので、赤枠をクリックしてフィールド名と同一に編集すると後の設定で分かりやすいです。
ステップ3:kintoneのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「レコードが登録されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力していきます。
この記事を参考に、以下の画面でアプリトリガーのWebhookイベント受信設定をしてください。
下記の画面が出てきたら、赤枠内にWebhookURLを設定しましょう。
通知を送信する条件や有効化も忘れずに!
kintoneのアプリに進み、テストレコードを追加しましょう。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにアプリ内容が表示されます。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、kintoneとGoogle Workspaceのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:レコードを取得する設定
続いて「該当のレコード情報を取得する」をクリックしましょう。
下記のように、アウトプットからデータベースの連携を行います。
次に進み、取得したいレコードの条件を下記のように設定してください。
こちらもテストし、レコード情報がアウトプットに反映したら保存しましょう。
ステップ5:取得したレコード情報で、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する設定
続いて、取得したkintoneのレコード情報を用いて、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する設定を行うため、「新規ユーザーを追加」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し次に進みます。
下記のように、必須項目をアウトプットや選択肢から設定しましょう。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
トリガーから取得した項目は、必ずアウトプットから選択してください。
設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google Workspaceに新規ユーザーが追加されるのでご注意ください。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行されるかを確認してみましょう。
以上が「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行」する方法でした。
Google Workspaceのデータをkintoneに連携したい場合
今回はkintoneからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Workspaceからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する
複数のアプリでユーザー管理している場合、データベースに手動で転記する手間を省けます。
■概要
新しいメンバーのユーザー情報をGoogle Workspaceやkintoneなどの複数ツールにそれぞれ登録する作業は手間がかかるものです。
手作業による入力ミスや登録漏れのリスクも伴いますよね。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーを登録するだけで、kintoneのアプリにも自動で情報を追加できるようになります。
アカウント管理に伴う課題を円滑に解決し、担当者の負担を軽減しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceとkintoneで従業員情報を管理している情報システム担当の方
- 新メンバーの入社手続きに伴う、手作業でのSaaSへの情報登録を効率化したい方
- 複数のSaaSアカウント発行・管理業務の自動化を検討している総務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、kintoneへも自動で情報が連携されるため、手作業での二重入力の時間を削減できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業で発生しがちな入力ミスや、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を基にレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、ユーザー情報を追加したい対象のアプリを指定してください。
- 追加するレコードの氏名やメールアドレスといった各項目には、Google Workspaceから取得したユーザー情報を動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーのユーザー情報をGoogle Workspaceやkintoneなどの複数ツールにそれぞれ登録する作業は手間がかかるものです。
手作業による入力ミスや登録漏れのリスクも伴いますよね。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーを登録するだけで、kintoneのアプリにも自動で情報を追加できるようになります。
アカウント管理に伴う課題を円滑に解決し、担当者の負担を軽減しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceとkintoneで従業員情報を管理している情報システム担当の方
- 新メンバーの入社手続きに伴う、手作業でのSaaSへの情報登録を効率化したい方
- 複数のSaaSアカウント発行・管理業務の自動化を検討している総務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、kintoneへも自動で情報が連携されるため、手作業での二重入力の時間を削減できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業で発生しがちな入力ミスや、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を基にレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、ユーザー情報を追加したい対象のアプリを指定してください。
- 追加するレコードの氏名やメールアドレスといった各項目には、Google Workspaceから取得したユーザー情報を動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する
メールアドレスなどの情報が更新された場合、kintoneにも自動で反映させることができます。
■概要
人事異動や組織変更のたびに発生する社員情報の更新作業に、手間や時間を取られていませんか？
特にGoogle Workspaceとkintoneなど、複数のツールで同じ情報を管理している場合、手作業での更新はミスや漏れの温床にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報を更新するだけで、kintone上の情報も自動で同期させることができます。
これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceとkintoneで従業員情報を二重に管理している方
- 手作業による情報の転記ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 情報システム部門や人事部門の定型業務を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceでの更新が自動でkintoneに反映されるため、情報の整合性が保たれ、データ管理の精度が向上します。
- 手作業による二重入力の手間を省き、更新作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務へリソースを配分できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに対応するレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」アクションにて、更新対象となるアプリを指定してください。
- 更新するレコードを特定するための条件（例：メールアドレスが一致するなど）を設定します。
- レコード内の各項目に、前のステップでGoogle Workspaceから取得した氏名や部署といった値をそれぞれマッピングしてください。
■注意事項
- Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
人事異動や組織変更のたびに発生する社員情報の更新作業に、手間や時間を取られていませんか？
特にGoogle Workspaceとkintoneなど、複数のツールで同じ情報を管理している場合、手作業での更新はミスや漏れの温床にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報を更新するだけで、kintone上の情報も自動で同期させることができます。
これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceとkintoneで従業員情報を二重に管理している方
- 手作業による情報の転記ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 情報システム部門や人事部門の定型業務を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceでの更新が自動でkintoneに反映されるため、情報の整合性が保たれ、データ管理の精度が向上します。
- 手作業による二重入力の手間を省き、更新作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務へリソースを配分できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに対応するレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」アクションにて、更新対象となるアプリを指定してください。
- 更新するレコードを特定するための条件（例：メールアドレスが一致するなど）を設定します。
- レコード内の各項目に、前のステップでGoogle Workspaceから取得した氏名や部署といった値をそれぞれマッピングしてください。
■注意事項
- Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneやGoogle WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例
kintoneやGoogle WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
kintoneを使った自動化例
Microsoft Outlookの予定をkintoneに記録したり、kintoneでメンションされたらSlackに通知を送るなど、さまざまな業務の自動化が可能です。ほかにも、kintoneへのレコード登録をきっかけにMicrosoft SharePointでフォルダを作成したり、Salesforceのリード情報をkintoneに連携したり、ChatGPTを使って自動でテキストを生成することもできます。
■概要Outlookのカレンダーに登録された予定情報を、手作業でkintoneに転記していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力漏れや登録ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、手作業による情報連携の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookとkintoneを併用し、予定情報の手入力に手間を感じている方
- スケジュール管理と顧客情報管理の連携を自動化したいと考えている営業担当者の方
- kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookへの予定登録をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を元にレコードを追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したい対象のアプリを任意で指定してください。
- Outlookの予定情報（件名、日時、参加者など）を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかも自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要kintoneでのコミュニケーションは便利ですが、多くの通知に埋もれてしまい、自分宛ての重要なメンションを見逃してしまうことはありませんか？対応が遅れると、業務の進行に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのコメントで自分がメンションされた際に、Slackへ自動で通知を送ることが可能です。これにより連絡を把握し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneの通知が多く、自分宛てのメンションを見逃しがちな方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報集約をしたい方
- チーム内の重要な連絡へのレスポンス速度を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneで自分宛てのメンションが付いたコメントだけをSlackに自動通知するため、確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
- kintoneの通知を都度チェックする手間を減らし、Slackで一元的に確認できるため、コミュニケーションを効率化できます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「コメントが書き込まれたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、コメント内容に自分の名前が含まれている場合のみ、次のアクションに進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「ダイレクトメッセージを送る」アクションを設定し、kintoneのコメント情報を自分宛てに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 分岐条件は、自分の名前だけでなく特定のキーワードやプロジェクト名が含まれている場合のみ通知するなど、任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知は、自分へのダイレクトメッセージだけでなく特定のチャンネルを指定できます。また、通知本文にkintoneのレコードURLなどを含めることで、より詳細な情報を共有できます。
■注意事項- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
- データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリード情報が登録されると、自動でkintoneへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「Salesforceに新規リードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したSalesforceのリード情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
- kintoneにレコードを追加する際に、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できますSalesforceから取得した情報を動的に設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です
■注意事項
- Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
- kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
- 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）をメッセージ内容に設定してください。
- kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Outlookとkintoneを併用し、予定情報の手入力に手間を感じている方
- スケジュール管理と顧客情報管理の連携を自動化したいと考えている営業担当者の方
- kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を効率化したいチームリーダーの方
- Outlookへの予定登録をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を元にレコードを追加するように設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したい対象のアプリを任意で指定してください。
- Outlookの予定情報（件名、日時、参加者など）を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかも自由に設定できます。
- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- kintoneの通知が多く、自分宛てのメンションを見逃しがちな方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報集約をしたい方
- チーム内の重要な連絡へのレスポンス速度を向上させたいマネージャーの方
- kintoneで自分宛てのメンションが付いたコメントだけをSlackに自動通知するため、確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
- kintoneの通知を都度チェックする手間を減らし、Slackで一元的に確認できるため、コミュニケーションを効率化できます。
- はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「コメントが書き込まれたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、コメント内容に自分の名前が含まれている場合のみ、次のアクションに進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「ダイレクトメッセージを送る」アクションを設定し、kintoneのコメント情報を自分宛てに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、自分の名前だけでなく特定のキーワードやプロジェクト名が含まれている場合のみ通知するなど、任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知は、自分へのダイレクトメッセージだけでなく特定のチャンネルを指定できます。また、通知本文にkintoneのレコードURLなどを含めることで、より詳細な情報を共有できます。
- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
- データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリード情報が登録されると、自動でkintoneへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「Salesforceに新規リードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したSalesforceのリード情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
- kintoneにレコードを追加する際に、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できますSalesforceから取得した情報を動的に設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です
■注意事項
- Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
- kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
- 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）をメッセージ内容に設定してください。
- kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceを使った自動化例
Google Workspaceで新しい従業員を登録すると、Gmailで入社案内を自動送信したり、Microsoft Teamsへ通知を送ることができます。また、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームの入力内容をもとにユーザーを追加したり、登録されたユーザー情報をNotionに反映することも可能です。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方
- メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。 - Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
- Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
- 新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方
- メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。 - Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
- Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
- 新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
終わりに
いかがでしたか？kintoneとGoogle Workspaceを連携すれば、「アカウント発行の手間をなくしたい」「情報登録のミスを防ぎたい」「人事業務をもっとスムーズにしたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。レコード登録やステータス更新をトリガーに自動でアカウントを作成・通知できるため、日々の業務の抜け漏れを防ぎ、スピード感のある対応が可能になります。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にkintoneとGoogle Workspaceの連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
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