kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
例えばステータスを、入社前や入社後などで管理している場合、入社後となったらアカウント発行できるようになります。
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「あれ、この社員のGoogleアカウント、もう発行したっけ…？」
入社や異動のタイミングで、手作業によるアカウント発行やユーザー登録作業に追われていませんか？ミスが許されない作業なのに、確認や入力の手間が多く、思わず後回しにしてしまうことも多いですよね。そんな悩みを解決するのが、kintoneとGoogle Workspaceの連携です。たとえば、kintoneにレコードが登録されたら自動でGoogle Workspaceのアカウントを発行したり、ステータスが「入社後」に変更されたタイミングでユーザー登録を行ったり。さらに、レコードの内容を確認してからワンクリックでユーザー追加することもできます。
この記事では、kintoneとGoogle Workspaceの連携でできることをご紹介します！気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとGoogle Workspaceの連携が可能です。
YoomにはあらかじめkintoneとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
kintoneとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとLINEの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneのレコード情報を使って、手動でアカウント発行していた方におすすめのフローです。
例えばステータスを、入社前や入社後などで管理している場合、入社後となったらアカウント発行できるようになります。
こちらはkintoneのレコード詳細ページから1クリックでGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加できます。
内容を確認してからフローを起動できるので便利です。
それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGoogle Workspaceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はkintoneにレコードが登録されたら、Google Workspaceにデータを連携するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のkintoneとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
kintoneと検索します。
マイアプリ登録方法を確認し、連携をお願いします。
クライアントIDとクライアントシークレットは、以下のcybozu.com共通管理設定画面の赤枠部分です。
うまくいかない場合、ヘルプページを参照してください。
続いてGoogle Workspaceと連携します。
先ほどと同様、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択しましょう。
ログインを進めるとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneとGoogle Workspaceとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
レコード登録できるkintoneアプリ。
フィールド名を設定する際、スクロールするとフィールドコードが出てくるので、赤枠をクリックしてフィールド名と同一に編集すると後の設定で分かりやすいです。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「レコードが登録されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力していきます。
この記事を参考に、以下の画面でアプリトリガーのWebhookイベント受信設定をしてください。
下記の画面が出てきたら、赤枠内にWebhookURLを設定しましょう。
通知を送信する条件や有効化も忘れずに!
kintoneのアプリに進み、テストレコードを追加しましょう。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにアプリ内容が表示されます。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、kintoneとGoogle Workspaceのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「該当のレコード情報を取得する」をクリックしましょう。
下記のように、アウトプットからデータベースの連携を行います。
次に進み、取得したいレコードの条件を下記のように設定してください。
こちらもテストし、レコード情報がアウトプットに反映したら保存しましょう。
続いて、取得したkintoneのレコード情報を用いて、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する設定を行うため、「新規ユーザーを追加」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し次に進みます。
下記のように、必須項目をアウトプットや選択肢から設定しましょう。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
トリガーから取得した項目は、必ずアウトプットから選択してください。
設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google Workspaceに新規ユーザーが追加されるのでご注意ください。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行されるかを確認してみましょう。
以上が「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行」する方法でした。
今回はkintoneからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Workspaceからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
複数のアプリでユーザー管理している場合、データベースに手動で転記する手間を省けます。
メールアドレスなどの情報が更新された場合、kintoneにも自動で反映させることができます。
kintoneやGoogle WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft Outlookの予定をkintoneに記録したり、kintoneでメンションされたらSlackに通知を送るなど、さまざまな業務の自動化が可能です。ほかにも、kintoneへのレコード登録をきっかけにMicrosoft SharePointでフォルダを作成したり、Salesforceのリード情報をkintoneに連携したり、ChatGPTを使って自動でテキストを生成することもできます。
Google Workspaceで新しい従業員を登録すると、Gmailで入社案内を自動送信したり、Microsoft Teamsへ通知を送ることができます。また、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームの入力内容をもとにユーザーを追加したり、登録されたユーザー情報をNotionに反映することも可能です。
いかがでしたか？kintoneとGoogle Workspaceを連携すれば、「アカウント発行の手間をなくしたい」「情報登録のミスを防ぎたい」「人事業務をもっとスムーズにしたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。レコード登録やステータス更新をトリガーに自動でアカウントを作成・通知できるため、日々の業務の抜け漏れを防ぎ、スピード感のある対応が可能になります。
<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にkintoneとGoogle Workspaceの連携を実現できます！</span>気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
面倒な手作業を減らして、もっとスマートに業務を回していきませんか？
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