Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

■概要

‍新しいメンバーのユーザー情報をGoogle Workspaceやkintoneなどの複数ツールにそれぞれ登録する作業は手間がかかるものです。
手作業による入力ミスや登録漏れのリスクも伴いますよね。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーを登録するだけで、kintoneのアプリにも自動で情報を追加できるようになります。
アカウント管理に伴う課題を円滑に解決し、担当者の負担を軽減しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceとkintoneで従業員情報を管理している情報システム担当の方
• 新メンバーの入社手続きに伴う、手作業でのSaaSへの情報登録を効率化したい方
• 複数のSaaSアカウント発行・管理業務の自動化を検討している総務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、kintoneへも自動で情報が連携されるため、手作業での二重入力の時間を削減できます。
• システムが自動で情報を転記するため、手作業で発生しがちな入力ミスや、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を基にレコードを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、ユーザー情報を追加したい対象のアプリを指定してください。
• 追加するレコードの氏名やメールアドレスといった各項目には、Google Workspaceから取得したユーザー情報を動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。