kintoneの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

kintoneで管理している従業員情報をもとに、Google Workspaceのアカウントを新しく発行したい。
そんな時、手作業で情報を入力するのでは手間がかかりますよね。
メールアドレスや名前に間違いがあれば、その後の業務に大きな影響を与えてしまいます。
このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動で追加できます。
入力ミスを防ぎ、面倒なアカウント発行作業を効率化しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとGoogle Workspaceを併用し、手作業でのユーザー登録に課題を感じている方
• 従業員のアカウント発行業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい管理者の方
• SaaS間の情報連携を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのアプリでフローを起動させたらユーザーが自動で追加されるため、手作業で行っていたアカウント発行の時間を短縮できます。
• 氏名やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
4. 最後に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとにユーザーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの「レコードを取得する」オペレーションで、従業員情報を管理しているアプリを指定してください。
• Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションでは、kintoneから取得したレコード情報を、ユーザーの氏名やメールアドレスなどの各項目に埋め込むように設定してください。

■注意事項

• kintoneとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921