Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先毎のフォルダを作成する方法

[Yoomとは]

Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先毎のフォルダを作成する方法

Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されると、APIを活用してその情報を受け取り、Google DriveのAPIを通じて取引先ごとのフォルダを自動で作成することができます。
ノーコードツールのYoomを活用すると、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• Microsoft Dynamics 365 SalesとGoogle Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するかを確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

ステップ1：Microsoft Dynamics 365 SalesとGoogle Chatをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から「Microsoft Dynamics365 Sales」と「Google Chat」を1つずつ検索します。

Microsoft Dynamics365 Salesを選択したら、使用するアカウントでログインします。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

同様にGoogle Chatを選択したら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

コピーが完了した後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　取引先企業が作成されたら」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Dynamics 365 Salesのアクションを設定

1) アクションは「取引先企業が作成されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Google Chatのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　フォルダを作成する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「フォルダを作成する」を選択してデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

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Microsoft Dynamics 365 Salesのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先毎のフォルダを作成する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

Microsoft Dynamics 365 SalesやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Dynamics 365 SalesやGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りMicrosoft Dynamics 365 Salesに登録する
このテンプレートは、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、部署名や役職などの情報を抽出し、Microsoft Dynamics365 Salesに自動登録する仕組みです。
これにより手動でのデータ入力が不要となり、入力ミスを防ぎ、営業活動の効率の向上が期待できます。
さらに、素早く顧客情報を活用できるため、迅速なフォローアップが可能になり、営業チームの生産性向上が見込めます。

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2.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Google Chatに通知する
このテンプレートは、Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが作成されると、部署名や担当者名を含む詳細情報をGoogle Chatに自動通知する仕組みです。
これにより、営業チームが素早く新規リードの情報を把握でき、迅速な対応が可能になります。
通知によって情報共有がスムーズになり、商談機会を逃さず営業プロセス全体の効率向上が期待できます。

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3.Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
このテンプレートは、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが登録されると、部署名や担当者名などの情報を自動でGoogleスプレッドシートに追加する仕組みです。
これにより、リード情報の一元管理が可能になり、手動入力の手間を省けます。
データが素早く更新されるため、営業チームは最新情報をもとに戦略を立てやすくなり、業務効率の向上が期待できます。

まとめ

Microsoft Dynamics 365 SalesとGoogle Driveを連携させることで、営業チームの業務効率向上が期待できます。
新規取引先の登録時にGoogle Drive上に自動でフォルダが作成される仕組みにより、フォルダ作成の手間が省け、営業担当者は重要な業務に集中でき、チーム間でのスムーズな情報共有も見込めます。
さらに、取引先ごとの資料を一元管理できるため、必要な情報に迅速にアクセスでき、業務の正確さと速度向上が期待できます。
また、Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単にこの自動化が実現できます。
ぜひこのブログの手順を参考に、連携設定を行い、ビジネスプロセスの改善に役立ててください。

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