Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先毎のフォルダを作成する

■概要

Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録後、関連書類を保管するために手作業でGoogle Driveにフォルダを作成していませんか。この定型業務は、対応漏れや命名規則のミスが発生しやすく、営業活動の効率を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録をきっかけに、Google Driveへ取引先ごとのフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Dynamics365 SalesとGoogle Driveで顧客情報を管理している方
• 手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、入力ミスを減らしたいと考えている営業担当者の方
• 取引先ごとの資料管理を自動化し、営業活動の効率化を図りたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録と同時にフォルダが自動作成されるため、手作業でフォルダを準備する時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に作成するかを任意で指定することが可能です。
• 作成するフォルダ名は、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した取引先名などの情報（変数）と固定のテキストを組み合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Dynamics365 SalesとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。