Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りMicrosoft Dynamics365 Salesに登録する

■概要

展示会や営業活動で交換した名刺のデータ入力に、手間と時間を取られていませんか。一枚ずつ手作業で情報を入力するのは時間がかかるうえ、入力ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録します。面倒な名刺のデータ化と顧客情報の登録を自動化し、営業活動をより効率的に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した名刺情報をMicrosoft Dynamics365 Salesに手入力している方
• 名刺のデータ化における入力ミスや工数を削減し、営業活動を効率化したいと考えている方
• OCRを活用して、紙媒体のアナログな情報をSaaSへ自動で連携させたいと考えているDX推進担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• 名刺情報の確認と手入力、Microsoft Dynamics365 Salesへの登録作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記がなくなることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された名刺画像を取得します。
4. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、Microsoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基に新規リードとして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCRで文字を読み取る際、会社名や氏名、メールアドレスなど、名刺から抽出したい項目を任意で設定できます。
• Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成するオペレーションでは、前段のOCRで取得した情報を、どの項目に登録するかを自由に設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。