毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Microsoft SharePointに保管している重要なファイルのアクセス状況は定期的に確認が必要ですが、手作業でのログ取得や報告は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上の特定ファイルのアクセス状況を定期的に確認したい方
• 手作業でのログ取得や報告業務に、多くの時間を費やしているチームリーダーの方
• Microsoft Teamsを活用して、チームへの情報共有をより効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週のアクセスログ取得から報告までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記のミスや、報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、毎週や毎日など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したアクセスログの情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのオペレーション設定では、アクセスログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で指定してください。
• Microsoft Teamsへ通知するメッセージは、通知先のチームIDやチャネルID、メッセージ本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。