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「Notionに作成したページが増えすぎて、どこに何があるか把握しきれない…」
「定期的にページの棚卸しをしたいけど、手作業で一覧化するのは時間がかかりすぎる…」
このように、Notionのページ管理が煩雑になり、手作業でのリスト作成に限界を感じていませんか？
もし、特定のデータベースに含まれるページの一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートなどの別ツールにまとめて記録できる仕組みがあれば、こうした情報管理の悩みから解放されることも可能です。
そのうえ、コンテンツの棚卸しやプロジェクトの進捗管理を効率化し、より創造的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはNotionのページ一覧を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、定期的にNotionのデータベースからページ一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Notionをマイアプリ連携
※マイアプリ連携を行う前に連携したいページを作成してください。
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
Google スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートでは同じGoogle スプレッドシートを利用し、古いページ一覧を削除したあと、新しいページ一覧を表示します。
そのため、すでに入力されているGoogle スプレッドシートの値の削除を行ったあとに、Google スプレッドシートにNotionのページ一覧を保存するといったように進みます。
今回は削除のテストも行うため、以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎週月曜日の朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
値を削除するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
スプレッドシートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中からページ一覧取得に利用したいスプレッドシートを選択します。
シート名を設定します。
入力欄をクリックし、使用予定のシートを選択してください。
範囲を設定します。
データの削除を行いたい範囲を設定してください。
今回は以下のように設定しました。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると実際に値が削除されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
※今回は値を削除するアクションですので、取得した値には何も表示されませんが、問題ありません。
Google スプレッドシートの値が削除されていますのでご確認ください。
ページ・データベースをタイトルで検索をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ページ・データベースの検索条件を設定します。
今回はページ名に管理が含まれるもののみ取得したいため、以下のように検索クエリの項目に管理と入力しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認して設定してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して行われる全てのページ・データベースの検索に適用されますのでご注意ください。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
同じ処理を繰り返すをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
同じ処理を繰り返すでは、先ほど複数取得したデータをそれぞれ個別に利用できるように処理を行います。
今回はデフォルトでタイトルのリスト、オブジェクトのリスト、オブジェクトIDのリスト、結果のURLのリスト、作成日時のリスト、最終更新日時のリストが設定されています。
デフォルトで設定されているもの以外の値を利用したい場合は、+取得した値を追加をクリックして設定を行ってください。
使用したい値が全て表示されているのを確認したら完了をクリックします。
レコードを追加するをクリックします。
