GoogleフォームでLMSデータが送信されたら、OCRで読み取りAIで学習進捗を分析しNotionに追加する

■概要

LMS（学習管理システム）の運用において、受講者から提出される様々な形式の学習データを手作業で管理するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、提出された内容を一つひとつ確認し、進捗を分析する作業は大きな負担になりがちです。このワークフローは、Googleフォームで提出されたデータをOCRで読み取り、AIを活用してLMSの学習進捗を自動で分析しNotionに集約します。これにより、データ管理の手間を減らし、より効率的な学習支援が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• LMSで収集した学習レポートの管理や分析を手作業で行っている研修担当者の方
• LMSにAIを連携させて、受講者の学習進捗や理解度を効率的に把握したい方
• GoogleフォームやNotionを活用し、学習データの管理フローを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームで提出されたデータをAIが自動で読み取りLMSの進捗を分析するため、手作業でのデータ入力や集計にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記や分析ミスを防ぎ、LMSで管理する学習データの正確性を保ち、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで抽出したテキストを要約・分析します。
6. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションで、分析結果を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションで、ファイルから抽出したい項目を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションで、分析や要約の指示（プロンプト）を任意の内容に編集してください。
• Notionにレコードを追加するアクションで、追加先となるデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133