Notionでステータスが更新されたらSalesforceに情報を追加する

■概要

Notionでタスクやプロジェクト管理を行い、Salesforceで顧客情報を管理している場合、ステータスが更新されるたびに手作業で情報を転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで特定の更新があった際に、Salesforceへ自動で情報を追加できます。面倒な転記作業をなくし、常に正確な情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionでプロジェクト管理を行い、Salesforceで顧客情報を管理している営業担当者の方
• NotionとSalesforce間のデータ連携を手作業で行い、非効率を感じているチームリーダーの方
• 営業プロセスや顧客対応の自動化を進め、チームの生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionでステータスを更新するだけでSalesforceに自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮することができます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ連携の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定し、フローが起動する条件を定義します。
3. 次に、オペレーションでトリガーとなったNotionのページ情報を取得し、後続の処理で利用できるよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、さらに必要な詳細情報を取得します。
5. 次に、「分岐する」オペレーションを用いて、更新されたステータスの内容などに応じて処理を分岐させます。
6. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」を設定し、条件に合致した場合にのみ情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガーやオペレーション設定では、連携の対象としたいデータベースIDなどを任意で設定することが可能です。
• Salesforceにレコードを追加するオペレーションでは、どの項目にどの情報を登録するかなどを業務内容に合わせて自由にカスタムできます。

■注意事項

• NotionとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。