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「OneDriveにアップロードしたファイルを、都度Discordのチャンネルに手作業で共有している…」
「チームで共有すべきファイルなのに、うっかり共有を忘れてしまうことがある…」
このように、OneDriveとDiscord間でのファイル共有を手作業で行うことに手間やリスクを感じていませんか？
日々の業務で当たり前になっているその一手間が、実はチーム全体のコミュニケーションの遅延やヒューマンエラーの原因になっているかもしれません。
もし<span class="mark-yellow">OneDriveの特定フォルダにファイルが追加された際、自動でDiscordの指定チャンネルに通知・共有される仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されますね。よりスピーディーで確実な情報共有を実現しながら、本来集中すべき重要な業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化フローは、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとDiscordを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveとDiscordのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル共有や通知のプロセスを自動化できます。
例えばOneDriveにファイルが追加された際、その情報をDiscordの特定チャンネルへ自動送信するといったことが可能です。
チーム内の情報共有をスピードアップさせることができますね。
ここでは具体的な自動化の連携テンプレートを複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
OneDriveの指定したフォルダに新しいファイルが作成された際、そのファイルを自動でDiscordのチャンネルに送信するフローです。
<span class="mark-yellow">手動でのファイルアップロード作業や共有連絡が不要になり、共有漏れや遅延といったミスを防ぐ</span>ことができます。チームで利用する共有フォルダに設定すれば迅速な情報共有が実現し、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。
OneDriveにアップロードされた請求書や領収書などの画像・PDFファイルを自動でOCR（光学的文字認識）処理し、抽出したテキスト情報と元のファイルをDiscordに通知するフローです。
この連携はAIによる抽出処理を含んでおり、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた書類内容の確認や転記作業を自動化して、経理処理などのバックオフィス業務を効率化</span>するのに役立ちます。
それでは実際に、OneDriveとDiscordを連携したフローを作成していきましょう。
今回は、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できるノーコードツールYoomを使用して設定していきますので、誰でも簡単に自動化の仕組みを構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOneDriveにファイルが作成されたら、Discordにファイルを送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
右上の検索窓からOneDriveを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様にDiscordを検索してください。任意のアカウント名と、取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
※アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定しましょう。詳細な設定方法はこちら
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに、OneDriveのフォルダ内でファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「経理」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルを追加しました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にドライブIDを候補から選択してください。
最後にフォルダIDを選択しましょう。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「経理」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
設定が完了したらテストしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示され、OneDriveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値はこの後の設定で活用でき、Discordに自動送信可能です！
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」のままで大丈夫です。
次に分岐条件を設定してください。今回は、取得した値(作成日時)が最終更新日時と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが新規作成された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存しましょう。
ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定画面に移るので、ドライブIDを候補から選択しましょう。
ファイルのアイテムIDにはOneDriveの「アイテムID」の取得した値が予め設定されているので、そのままテストしてください。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
先ほどダウンロードしたOneDriveのファイルをDiscordで送信します。
「ファイルを送信」をクリックしてください。
ステップ3・5と同様、アクションは「ファイルを送信」のまま「次へ」をクリック。
まずテキストボックス下部の説明を参考にチャンネルIDを入力しましょう。
次にメッセージ内容を入力してください。
OneDriveから取得した値は変数となるため、フローが起動する度に最新のデータとなります。なお、取得した値を活用せず直接入力したテキストは固定値となるため、組み合わせて自由にカスタマイズできます。通知したい形式で設定してみましょう。
※ユーザーIDを取得することでメンションも可能です。取得方法はこちら
ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されているので、そのままテストしてください。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
OneDriveのファイルがDiscordに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、OneDriveにファイルが作成されたら、Discordにファイルを送信する方法でした！
今回はOneDriveからDiscordへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にDiscordからOneDriveへデータ連携したい場合もあるかと思います。その場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Discordの特定チャンネルにファイルが投稿された際、そのファイルを自動でOneDriveの指定フォルダに格納するフローです。
<span class="mark-yellow">Discord上でやり取りされた重要なファイルを自動でクラウドストレージに集約・バックアップ</span>できるため、ファイルの散逸を防いで資料管理を効率化できるでしょう。
Discordに送信されたファイルの中からファイル名などの特定の条件に合致するものだけをフィルタリングし、自動でOneDriveに格納するフローです。
この連携は条件分岐の処理を含んでおり、<span class="mark-yellow">例えば「報告書」というキーワードが含まれるファイルのみを保存するといったより高度なファイル管理を実現</span>します。不要なファイルがストレージに蓄積されるのを防ぐのに役立ちますね。
OneDriveやDiscordのAPIを活用することで、ファイル管理やチームコミュニケーションを効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OneDriveでの自動化を導入することで、契約書やファイルの保管、フォルダ作成などの業務を効率化できます。
例えば、外部サービスから届く書類を自動でOneDriveに格納することで、手作業での保存や整理の手間を削減可能です。営業部門やバックオフィスの担当者に特に有効です！
Discordによる自動化は、レポート共有や通知フローを効率化します。
例えば、日次でマーケティングレポートや会議情報を投稿することで、メンバー全員が同じ情報をスムーズに把握できます。開発チームやマーケティング部門にとって、情報共有のスピードと正確性向上が期待できます！
OneDriveとDiscordの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有や通知・バックアップといった一連の作業から解放され、共有漏れや保存忘れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者はコミュニケーションコストを削減しながら、チーム内の情報共有をより迅速かつ正確に行うことができますね。その結果、本来注力すべきコア業務に集中する時間を創出できます！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：ファイルが更新されるたびに通知されてしまいますか？
A：今回は分岐設定によって、ファイルが新規作成された場合のみDiscordで通知されるよう設定しています。そのため、フローの構成を変更しない限り更新時に通知されることはありませんのでご安心ください。
Q：ファイルが「更新」された場合も通知できますか？
A：可能です。分岐設定で「取得した値(作成日時)が最終更新日時と等しくない場合」と設定してください。
Q：特定のファイル形式だけを通知できますか？
A：分岐設定をもう一つ追加することで可能です。分岐条件を「アイテム名が特定の拡張子(.pdf等)を含む場合」に設定することで、特定の拡張子を含む場合のみ通知するフローを作成することができます。
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