OneDriveに特定のファイルが作成されたら、OCRを行い結果とファイルをDiscordに通知する

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でDiscordに通知する業務に手間を感じていないでしょうか。また、人の手による確認漏れや転記ミスは避けたいものです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveとDiscordを連携させ、ファイルが追加されたらOCR機能でテキストを抽出し、その内容を自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとDiscordを連携させ、ファイル共有に関する通知業務を効率化したい方
• OneDrive上の画像やPDFファイルの内容を、手作業で確認・転記している方
• OCR機能を活用して、紙媒体の書類をデータ化し共有する業務の自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル追加をきっかけに、OCRでの読取りからDiscordへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記による入力間違いや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、トリガーで取得したファイル名などの情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由に設定できます。
• OCR機能では、読み取りたいファイル内のどの部分のテキストを抽出するかなどを任意で指定することが可能です。
• Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルや送信するメッセージ内容を任意で設定でき、OCRで抽出したテキストなどをメッセージに含めることも可能です。

■注意事項

• OneDrive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。