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「会議の調整、毎回手動で日程を調整して時間がかかってしまう…。」
「ミーティングの回数が多いし、日程調整のプロセスをもっと効率化したいな…。」
皆さん、こんな悩みを抱えていませんか？
実は、<span class="mark-yellow">プログラミング知識不要で、日程調整のメールを自動送信できる方法があるんです！</span>
本記事では、フォームに入力された情報をもとに、Outlookで日程調整メールを自動的に送信する方法を解説します。
一度の設定で、手動入力してメールを送信する作業から解放されるため、今までより効率的にミーティングを設定できるようになるだけでなく、他の集中したいタスクに時間を充てられるようになります。
また、この自動化フローのトリガーに、HubspotやMicrosoft Teamsを活用した方法もご紹介します。皆さんに一番合う自動化の方法が見つかるかもしれません。
早速、ミーティングの日程調整をよりスムーズにする方法を一緒に見ていきましょう！
それでは、「フォームの情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する」方法を解説します。
[Yoomとは]
Yoomで作成したフォームに回答が送信されたことをトリガーに、OutlookのAPIを活用してメールを送信することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、<span class="mark-yellow">ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！</span>
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録が可能です。
すでにYoomを利用している方は、ログインして設定を進めていきましょう！
最初にスムーズに自動化設定を行うために、今回使用するOutlookをYoomのマイアプリに登録しましょう。
まず、Yoom管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。
次に、検索窓でOutlookと検索してアプリを選択すると、以下のページに遷移します。
連携するMicrosoftアカウントにサインインしてください。
Yoomの画面に「マイアプリの作成が完了しました。」と表示されたら、連携完了です！
Yoomにログインした状態で、以下の自動化テンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
これで、Yoomのワークスペースに自動化テンプレートがコピーされました。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう！
まず、この自動化フローのトリガーとなる、ミーティングの日程調整用フォームを作成しましょう！
フローボットの「日程調整フォーム」をクリックしてください。
以下のフォーム作成画面では、デフォルトでフォームが作成してあります。任意でフォーム内容や設定を調整してください。
右上にある「プレビューページ」ボタンをクリックすると、フォームのプレビューを確認できます。
フォームの設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
以下の画面で、フォームの表示を確認し、取得した値の欄に、フォーム回答のサンプルとして任意のテキストを入力してください。
入力が完了したら「保存する」をクリックし、フォームの設定は完了です！
次に、フォームで回答された情報をもとに、Outlookで日程調整メールを送信するアクションを設定します。
フローボットの「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定ページに遷移します。
連携アカウントを確認し、以下の画面で、送信するメールの内容を設定しましょう。
以下の画像のように、フォームで回答された情報を値に設定することができます。
入力欄をクリックすると表示される「日程調整フォーム」のアウトプットから選択してください。
設定が完了したら次のページに進んでください。
以下の画面でメールのプレビューを確認し、テスト送信してみましょう！
問題なく送信できたら「保存する」をクリックし、メールの設定は完了です。
お疲れ様でした！これでフローボットの稼働準備は完了です。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
以上が、フォームの情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する方法でした！
先ほど紹介したフローと似ていますが、トリガーをYoomのフォームではなく、Hubspotのフォーム送信に設定したフローをご紹介します。
こちらも自動化のテンプレートがありますので、まずは以下の「試してみる」をクリックしてコピーしましょう！
最初のトリガーのみ設定方法が違うため、解説していきます。
HubspotをYoomのマイアプリに登録した後、フローボットの「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面で連携アカウントを確認し、次へ進みます。
以下のAPI接続設定ページで、各項目の設定を行いましょう。
設定が完了したら、Hubspotのフォームでテスト回答を送信した後、「テスト」をクリックしてください。
回答内容がアウトプットに反映され、問題なければ「保存する」をクリックしてください。
これでHubspotのフォームのトリガー設定は完了です。以降のフローは、先ほど紹介したステップ4以降と同様に設定を進めてください！
こちらもトリガー以外は同じですが、Microsoft Teamsで送信されたメッセージをトリガーにしている自動化フローです。
先ほどと同様、自動化テンプレートがありますので、以下の「試してみる」をクリックしてコピーしてください！
最初のトリガーとテキストを抽出するアクションのみ設定が違うため、解説していきます。
まず、フローボットの「メッセージが送信されたら」をクリックしてください。
連携するアカウントを確認し、そのまま次に進みます。
以下のAPI接続設定ページで、各項目の設定を行いましょう。
設定が完了したら、設定したチャネルでテストメッセージを送信した後「テスト」をクリックしてください。
メッセージ内容がアウトプットに反映され、問題なければ「保存する」をクリックすると、トリガー設定は完了です！
次に、フローボットの「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面で、そのまま次に進みます。
以下の詳細設定ページで、案内に従って各項目を設定しましょう！
設定が完了したらテストし、問題なければ「保存する」をクリックしてください。
これでテキスト抽出のアクション設定は完了です。以降のフローは、先ほどご紹介したステップ4以降と同様に設定を進めましょう！
フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをOutlookで送信する自動化フローです。
<span class="mark-yellow">予定登録や資料送信の手動での作業が不要になり、必要な資料やリンクを効率的に共有できます！</span>
また、自動化によって、情報を転記する際の入力ミスを防ぐことができるため、情報の正確性アップにもつながります。
この自動化フローでは、Salesforceから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに自動で登録し、会議URLをOutlookで送信できます。
今まで手動で行っていた<span class="mark-yellow">会議予定の登録やリマインドなどを自動化することで、業務の効率化と負担軽減、生産性アップにも貢献します！</span>
この自動化フローでは、Outlookで新しい予定が登録されると、対応するZoom会議が自動的に作成されます。
これにより、<span class="mark-yellow">予定の確認や会議リンクの作成、先方への共有の手間が省け、会議設定の大幅な効率アップが期待できます。</span>
顧客とメールでやり取りすることが多く、日々のミーティングにZoomを活用している方にオススメです！
本記事はいかがでしたか？
今回ご紹介した自動化フローを導入すると、一度設定を完了すれば、日程調整にかかる時間と手間を大幅に削減することができます。
フォームに記入された情報をもとに、Outlookで日程調整のメールを自動で送信できるようになるので、スケジュール調整の効率化を図ることができ、他の重要な業務に集中する時間を増やすことができます。
<span class="mark-yellow">日々の作業を自動化することは、忙しいビジネスパーソンの時間を有効に使い、業務効率を大幅にアップさせるカギ。</span>
毎日の業務を少しでも楽にしたいと思っている方は、ぜひ自動化フローを活用して、スムーズなスケジュール管理を体感してみてください！
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