Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Outlookで日程調整のメールを送信する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションから、Outlookで日程調整メールを作成する際、アプリを切り替えて情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたことをきっかけに、Outlookでの日程調整メールの送信までを自動化できるため、迅速で正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとOutlookを日常的に利用し、日程調整業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による連絡の遅れや、情報の転記ミスをなくしたいと考えている営業担当者や秘書の方
• 定型的なコミュニケーション業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージをもとに、Outlookのメールが自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記漏れや宛先の設定ミスといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、コミュニケーションの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「メッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信したメッセージから必要な情報を抜き出します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を用いて作成したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、反応の対象とするチャンネルや、メッセージに含まれる特定のキーワードを任意に設定できます。
• AI機能のオペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージ本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、希望日時など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
• Outlookのオペレーションでは、送信するメールの宛先や件名、本文の内容を任意で設定でき、前段のAI機能で抽出した情報を変数として本文に含めることもできます。

■注意事項‍

• Microsoft TeamsとOutlookをYoomに連携させる必要があります。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。‍
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。