Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成する
Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで会議の予定を入れた後、改めてZoomでミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか？こうした二重の作業は、URLの発行漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でZoomの会議が作成されるようになり、スケジュール調整の手間を減らし、よりスムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとZoomを併用した会議設定を頻繁に行う、営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 手作業での会議URLの発行と共有に負担を感じている、秘書やアシスタント業務を担当する方
- ツール間の連携を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指す情報システム部門の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 会議URLの発行漏れや、誤った情報を連携するといった手作業に起因するミスを防ぎ、会議設定が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで登録された予定のうち、特定のキーワードが件名に含まれる場合のみZoom会議を作成するなど、分岐の条件を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Outlookの予定の件名をトピックに設定するなど、連携させる情報を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）
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