フォームの情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する

■概要

Webサイトのフォームから問い合わせがあった際、日程調整のメールを手作業で作成・送信する業務に手間を感じていませんか。問い合わせ件数が増えるほど、対応に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にOutlookから自動で日程調整メールを送信するため、迅速かつ正確な初期対応を実現し、機会損失を防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応で、日程調整メールの作成に時間を取られているご担当者の方
• 手作業でのメール送信による、宛先間違いや内容の入力漏れなどのミスをなくしたい方
• 日程調整のような定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの送信をトリガーに日程調整メールが自動で送付されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮することができます。
• フォームで取得した情報をメール本文に自動で反映させることで、転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、日程調整に必要な項目を設定したフォームを作成します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。宛先や本文には、フォームトリガーで取得した情報を変数として設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、氏名や連絡先、日程候補など、日程調整に必要な質問項目を自由にカスタマイズしてください。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、メッセージ内容を任意で設定できます。フォームで取得した氏名などの情報を変数として本文に含め、パーソナライズされたメールを作成することも可能です。

■注意事項‍

• OutlookをYoomに連携させる必要があります。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。