フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをOutlookで送信する

■概要

フォームで受け付けた予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった作業には手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、フォーム送信を起点として、Googleカレンダーへの予定作成とOutlookでのメール送信までの流れを自動化できます。
対応業務にかかる時間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームからの予約受付後の日程調整や案内メールの送信を手作業で行っている方
• GoogleカレンダーとOutlookを日常的に利用し、手動での情報転記をなくしたい方
• 顧客への迅速な一次対応を自動化し、サービス品質の向上を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から予定登録、メール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• カレンダーへの登録ミスや、メールの宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を選択し、予約受付などに使用するフォームを作成します。
3. オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を反映させます。
4. オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、予定の詳細や資料などを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する項目は、会社名や氏名、希望日時など、業務に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
• Googleカレンダーの「予定を作成」アクションでは、予定を登録したいカレンダーを指定してください。
  予定のタイトルや詳細、開始・終了日時などには、フォームトリガーで取得した値を動的に埋め込めます。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、
  フォームで取得した顧客名や予約日時といった変数を挿入してパーソナライズされたメールを作成できます。

■注意事項

• Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
  一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。