Outlookで受信した書類データの管理に時間を取られていませんか？メールに添付された書類を確認し、手作業でファイル名を変更してフォルダに保存する作業は、意外と負担が大きいですよね。
そんな悩みを解決できるのが、ノーコードツールYoomを使ったOutlookとMicrosoft SharePointの連携フローです。
Yoomを使えば、書類データをOCRで自動解析し、ルールに従ってファイル名を変更してMicrosoft SharePointに自動保存できます。これにより、管理の手間を減らし、検索や共有がスムーズに進むようになるでしょう。
この記事では、Yoomの設定方法やメリットを簡単にご紹介します。書類管理をもっと楽にしたい方は、ぜひ読み進めてください。
こんな方におすすめ
- Outlookで受信した書類データの管理効率化を目指している方
- Microsoft SharePointでの書類の一元管理や共有をスムーズにしたい方
- 書類の命名規則を統一して、検索や整理を効率化したい方
- APIやAI OCRを活用して、手作業を減らし業務を自動化したいと考えている方
OutlookとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体的な利用シーン
メリット1: Outlookで受信した書類データを効率的に整理・管理
Outlookで受信した請求書や契約書などの書類データをOCR機能で読み取り、あらかじめ設定したルールに基づいてファイル名を変更します。この仕組みにより、ファイル名の一貫性が保たれ、検索や整理がしやすくなります。
たとえば、顧客から請求書がメールで送られてきた場合、OCRで読み取った顧客名や日付が含まれた形式にファイル名が変更されます。
このようなルールを設定することで、書類管理が簡略化され、手動で行う作業を減らすことができます。
メリット2: Microsoft SharePointで書類データを一元管理し共有をスムーズに
OCRで整理した書類データをMicrosoft SharePointの指定フォルダに自動的に保存することで、データの一元管理が可能になります。また、Microsoft SharePointの共有機能を利用することで、関係者との迅速な情報共有が実現します。
たとえば、複数のプロジェクトメンバーが利用する「プロジェクトA」フォルダに見積書を保存する設定を行えば、誰でも必要なデータにアクセスできるようになります。これにより、ファイルの送受信にかかる手間を減らし、業務の効率化を図れます。
メリット3: ファイル名の統一で検索効率を向上
OCR機能でファイル内容に基づき自動で命名されることで、命名規則の統一が実現します。この結果、膨大なファイルの中から必要なデータを効率よく検索できるようになります。
たとえば、見積書のファイル名を「顧客名_案件名_日付」という形式に統一するルールを設定することで、特定の顧客や案件の書類を容易に見つけられます。
このような規則は、検索効率を向上させるだけでなく、ミスや混乱を減らし、業務の信頼性向上にも寄与します。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する方法
Outlookで受信した書類データをOutlookのAPIを利用して取得し、OCRで内容を解析した後、Microsoft SharePointのAPIを用いて指定したフォルダにデータを格納することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。
- YoomとOutlook・Microsoft SharePointをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方
- 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。
- OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（取引先名、金額、日付など）や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
両方ともMicrosoftのアプリなので、追加方法は同じです。
Microsoft のアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
マイアプリ連携が完了すると、一覧に追加されます。
これで準備は完了です。
続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方
- 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。
- OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（取引先名、金額、日付など）や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ2：Outlookでアプリトリガーを設定
最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
タイトルに含まれるキーワードを指定して、フローが動き始めるように設定しましょう。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
アカウント情報を確認し、必要に応じてタイトルを修正したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するためのキーワードを指定します。
すべて入力をしたら、指定したメールフォルダ宛にキーワードを含んだタイトルを送信してから「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。
件名に「請求書」が反映されていることがわかりますね。確認ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。
ステップ3：分岐の設定
続いて、分岐の設定です。
送信されたメールの添付ファイルの有無でフローを進めるかどうかを設定します。
なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。
1番最初のフローで「添付ファイルの有無」のアウトプットが「true」となっているものが、次のフローに進む設定になっています。問題がなければ「保存する」で分岐の設定は完了です。
ステップ4：ファイルの情報を取得する設定
続いて「メールの添付ファイルの情報を取得する」の設定です。
1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。
アプリトリガーの設定で取得した「メールID」のアウトプットを元に、添付ファイルの情報を取得します。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルの情報が取得できたことを確認したら「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：ファイルをダウンロードする設定
次は「メールの添付ファイルをダウンロード」の設定です。
タイトルの修正・アカウント情報の確認を行ったら、ファイルをダウンロードするための設定を行います。
「メールID」で指定されたメールの「ファイルIDの一覧」から添付されたファイルをダウンロードする設定です。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルのダウンロードが完了しました。
「保存する」でここまでの設定は完了です。
ステップ6：文字を読み取る設定
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」設定です。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
まずは、アクションを設定しましょう。
今回の添付ファイルは請求書なので上記の設定ですが、メールや履歴書・レシートなどを読み取るアクションもあるので添付ファイルの内容に応じて設定してください。
次に、取得する情報の詳細設定を行います。
取得したファイルから、どの情報を抽出するか指定してください。デフォルト以外で取得したい情報があれば、手入力をします。
取得したファイルの内容は以下のものです。
すべて入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、デフォルトの内容と指定した電話番号の情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認ができたら「保存する」で文字読み取りの設定は完了です。
ステップ7：ファイルをアップロードする設定
最後の設定は「ファイルをアップロード」です。
これまでに取得した情報を活用して、Microsoft SharePointにファイルをアップロードしましょう。
1ページ目は、Outlookと同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認して次に進みます。
次ではアップロードのための詳細設定を行ってください。
各必須項目を候補から選択、または手入力をしてください。格納先フォルダ名で入力した内容からアイテムIDの候補が出てくるので検索でヒットしない場合には一部のみを入力してみましょう。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックします。
指定した通りにMicrosoft SharePointにファイルがアップロードされていれば設定は完了です。
「保存する」をクリックしましょう。
最後にトリガーをONにします。
これでフローが動き始めました。設定したのは以下のものです。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方
- 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。
- OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（取引先名、金額、日付など）や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
さらに自動化するには
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
毎月決まった日時にフローが動くように設定したり、アップロードしたファイルのデータを蓄積したりすることも可能です。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
スケジュールトリガーでファイルのアップロードを管理する
仕事の都合で、決まった時間にファイルがアップロードされるようにしたい方もいるかもしれません。
その場合は日付や時間、曜日でスケジュールトリガーを設定しましょう。
このトリガーを取り入れることで、特定の時間帯や週次・月次スケジュールで未処理の書類データを自動的にOCR解析し、ファイル名を変更してBoxに格納する作業を一括管理することが可能です。
たとえば、毎週金曜日の17時に受信フォルダを確認し、その週の書類をまとめて処理するフローを作成できます。
Google スプレッドシートにデータを蓄積する
ファイルをアップロードした際に、Google スプレッドシートにも情報を追加できるように設定できます。
シートを活用すると他部署との共有だけでなく、委託会社など外部に情報を伝えるときにもスムーズに進められるでしょう。
シートに追加したい情報は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定などで情報を取得しておき、それに対応するGoogle スプレッドシートを作成すれば設定が可能です。
OutlookとMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
フォームへの回答をトリガーに、Microsoft SharePointから書類の雛形を自動でダウンロードし、Outlook経由で関係者に送信するフローです。書類作成の手間を大幅に削減でき、迅速な対応が可能になります。
業務効率が向上するだけでなく、関係者への共有スピードが上がることが期待されます。
フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
試してみる
■概要
フォームの回答をもともにMicrosoft SharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Outlookに送信するフローです。
YoomフォームとMicrosoft SharePoint、Outlookを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft SharePointにファイルのダウンロードとOutlookに送信されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加する
Outlookで受信した情報をAIが自動で解析し、必要なデータをNotionデータベースに登録するフローです。データ入力の負担を減らし、重要な情報を整理しやすくすることで、業務の効率化が見込まれます。
また、データの一元管理によって、後からの検索性も向上するでしょう。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信するお問い合わせや各種通知メールの内容を手作業でNotionに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、AIが自動で情報を抽出しNotionのデータベースへ追加するため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届くメールの内容を、手作業でNotionに転記している方
- メールからの情報転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- AIを活用して、日々の情報整理やデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からNotionへの情報追加までが自動化されるため、手作業による転記業務の時間を削減できます。
- AIがメール本文から情報を抽出するため、手作業での転記による入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、メール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、前段で抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から会社名や担当者名、問い合わせ内容など、どの情報を抽出するかを任意に設定してください。
- Notionの「レコードを追加する」では、特定のプロパティに固定値を設定したり、AI機能で抽出した各データをNotionデータベースの項目と紐付けたりするなどの設定が可能です。
■注意事項
- Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する
Googleフォームで受信した契約書データをOCRで解析し、kintoneに自動登録した後、Outlookで通知するフローです。手動での入力作業を省き、契約書の処理スピードをアップできます。
これにより、書類管理が簡単になり、見落とし防止や情報共有の向上が期待されます。
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った契約書PDFの内容を確認し、手作業でkintoneへ転記、関係者にメールで通知する業務は、手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、OCR機能で契約書情報を読み取り、kintoneへのレコード追加とOutlookでの通知までを自動化し、これらの定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとkintoneで契約管理をしており、手入力に手間を感じている法務・営業担当者の方
- 書類の目視確認や転記ミス、対応漏れを防ぎたい方
- 契約関連の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からkintoneへの登録、関係者への通知までが自動化され、手作業の時間を他の業務に充てられます。
- OCRによるテキスト抽出と自動連携により、データの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された契約書ファイルを指定します。
- その後、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にレコードを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に処理完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、フローを起動させたいフォームのIDや、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたい契約書のファイルや、会社名・契約日など抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。
- kintoneへのレコード追加設定では、Yoomの「アウトプット」機能を利用し、OCRで読み取ったどの情報をどのフィールドに追加するかを自由に設定可能です。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを固定値やアウトプットを用いて任意の内容にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
OutlookとMicrosoft SharePointを連携すれば、書類データの管理がもっと簡単になります。Yoomを使えば、メールで受信した書類をOCRで自動解析し、統一ルールで命名してSharePointに保存する仕組みを簡単に作れます。これにより、手間が減るだけでなく、検索性の向上や情報共有もスムーズになります。
Yoomはプログラミング不要のノーコードツールなので、誰でも簡単に始められます。この機会にYoomを無料登録して、効率的な書類管理を実現してみませんか？
