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Outlookで受信した書類データの管理に時間を取られていませんか？メールに添付された書類を確認し、手作業でファイル名を変更してフォルダに保存する作業は、意外と負担が大きいですよね。
そんな悩みを解決できるのが、ノーコードツールYoomを使ったOutlookとMicrosoft SharePointの連携フローです。
Yoomを使えば、書類データをOCRで自動解析し、ルールに従ってファイル名を変更してMicrosoft SharePointに自動保存できます。これにより、管理の手間を減らし、検索や共有がスムーズに進むようになるでしょう。
この記事では、Yoomの設定方法やメリットを簡単にご紹介します。書類管理をもっと楽にしたい方は、ぜひ読み進めてください。
Outlookで受信した請求書や契約書などの書類データをOCR機能で読み取り、あらかじめ設定したルールに基づいてファイル名を変更します。この仕組みにより、ファイル名の一貫性が保たれ、検索や整理がしやすくなります。
たとえば、顧客から請求書がメールで送られてきた場合、OCRで読み取った顧客名や日付が含まれた形式にファイル名が変更されます。
このようなルールを設定することで、書類管理が簡略化され、手動で行う作業を減らすことができます。
OCRで整理した書類データをMicrosoft SharePointの指定フォルダに自動的に保存することで、データの一元管理が可能になります。また、Microsoft SharePointの共有機能を利用することで、関係者との迅速な情報共有が実現します。
たとえば、複数のプロジェクトメンバーが利用する「プロジェクトA」フォルダに見積書を保存する設定を行えば、誰でも必要なデータにアクセスできるようになります。これにより、ファイルの送受信にかかる手間を減らし、業務の効率化を図れます。
OCR機能でファイル内容に基づき自動で命名されることで、命名規則の統一が実現します。この結果、膨大なファイルの中から必要なデータを効率よく検索できるようになります。
たとえば、見積書のファイル名を「顧客名_案件名_日付」という形式に統一するルールを設定することで、特定の顧客や案件の書類を容易に見つけられます。
このような規則は、検索効率を向上させるだけでなく、ミスや混乱を減らし、業務の信頼性向上にも寄与します。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookで受信した書類データをOutlookのAPIを利用して取得し、OCRで内容を解析した後、Microsoft SharePointのAPIを用いて指定したフォルダにデータを格納することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
両方ともMicrosoftのアプリなので、追加方法は同じです。
Microsoft のアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
マイアプリ連携が完了すると、一覧に追加されます。
これで準備は完了です。
続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
タイトルに含まれるキーワードを指定して、フローが動き始めるように設定しましょう。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
アカウント情報を確認し、必要に応じてタイトルを修正したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するためのキーワードを指定します。
すべて入力をしたら、指定したメールフォルダ宛にキーワードを含んだタイトルを送信してから「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。
件名に「請求書」が反映されていることがわかりますね。確認ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。
続いて、分岐の設定です。
送信されたメールの添付ファイルの有無でフローを進めるかどうかを設定します。
なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。
1番最初のフローで「添付ファイルの有無」のアウトプットが「true」となっているものが、次のフローに進む設定になっています。問題がなければ「保存する」で分岐の設定は完了です。
続いて「メールの添付ファイルの情報を取得する」の設定です。
1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。
アプリトリガーの設定で取得した「メールID」のアウトプットを元に、添付ファイルの情報を取得します。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルの情報が取得できたことを確認したら「保存する」をクリックして設定完了です。
次は「メールの添付ファイルをダウンロード」の設定です。
タイトルの修正・アカウント情報の確認を行ったら、ファイルをダウンロードするための設定を行います。
「メールID」で指定されたメールの「ファイルIDの一覧」から添付されたファイルをダウンロードする設定です。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルのダウンロードが完了しました。
「保存する」でここまでの設定は完了です。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」設定です。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
まずは、アクションを設定しましょう。
今回の添付ファイルは請求書なので上記の設定ですが、メールや履歴書・レシートなどを読み取るアクションもあるので添付ファイルの内容に応じて設定してください。
次に、取得する情報の詳細設定を行います。
取得したファイルから、どの情報を抽出するか指定してください。デフォルト以外で取得したい情報があれば、手入力をします。
取得したファイルの内容は以下のものです。
すべて入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、デフォルトの内容と指定した電話番号の情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認ができたら「保存する」で文字読み取りの設定は完了です。
最後の設定は「ファイルをアップロード」です。
これまでに取得した情報を活用して、Microsoft SharePointにファイルをアップロードしましょう。
1ページ目は、Outlookと同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認して次に進みます。
次ではアップロードのための詳細設定を行ってください。
各必須項目を候補から選択、または手入力をしてください。格納先フォルダ名で入力した内容からアイテムIDの候補が出てくるので検索でヒットしない場合には一部のみを入力してみましょう。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックします。
指定した通りにMicrosoft SharePointにファイルがアップロードされていれば設定は完了です。
「保存する」をクリックしましょう。
最後にトリガーをONにします。
これでフローが動き始めました。設定したのは以下のものです。
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
毎月決まった日時にフローが動くように設定したり、アップロードしたファイルのデータを蓄積したりすることも可能です。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
仕事の都合で、決まった時間にファイルがアップロードされるようにしたい方もいるかもしれません。
その場合は日付や時間、曜日でスケジュールトリガーを設定しましょう。
このトリガーを取り入れることで、特定の時間帯や週次・月次スケジュールで未処理の書類データを自動的にOCR解析し、ファイル名を変更してBoxに格納する作業を一括管理することが可能です。
たとえば、毎週金曜日の17時に受信フォルダを確認し、その週の書類をまとめて処理するフローを作成できます。
ファイルをアップロードした際に、Google スプレッドシートにも情報を追加できるように設定できます。
シートを活用すると他部署との共有だけでなく、委託会社など外部に情報を伝えるときにもスムーズに進められるでしょう。
シートに追加したい情報は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定などで情報を取得しておき、それに対応するGoogle スプレッドシートを作成すれば設定が可能です。
フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
フォームへの回答をトリガーに、Microsoft SharePointから書類の雛形を自動でダウンロードし、Outlook経由で関係者に送信するフローです。書類作成の手間を大幅に削減でき、迅速な対応が可能になります。
業務効率が向上するだけでなく、関係者への共有スピードが上がることが期待されます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加する
Outlookで受信した情報をAIが自動で解析し、必要なデータをNotionデータベースに登録するフローです。データ入力の負担を減らし、重要な情報を整理しやすくすることで、業務の効率化が見込まれます。
また、データの一元管理によって、後からの検索性も向上するでしょう。
Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する
Googleフォームで受信した契約書データをOCRで解析し、kintoneに自動登録した後、Outlookで通知するフローです。手動での入力作業を省き、契約書の処理スピードをアップできます。
これにより、書類管理が簡単になり、見落とし防止や情報共有の向上が期待されます。
OutlookとMicrosoft SharePointを連携すれば、書類データの管理がもっと簡単になります。Yoomを使えば、メールで受信した書類をOCRで自動解析し、統一ルールで命名してSharePointに保存する仕組みを簡単に作れます。これにより、手間が減るだけでなく、検索性の向上や情報共有もスムーズになります。
Yoomはプログラミング不要のノーコードツールなので、誰でも簡単に始められます。この機会にYoomを無料登録して、効率的な書類管理を実現してみませんか？
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