Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しOutlookに通知する

■概要

Googleフォームで受け取った契約書PDFの内容を確認し、手作業でkintoneへ転記、関係者にメールで通知する業務は、手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、OCR機能で契約書情報を読み取り、kintoneへのレコード追加とOutlookでの通知までを自動化し、これらの定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとkintoneで契約管理をしており、手入力に手間を感じている法務・営業担当者の方
• 書類の目視確認や転記ミス、対応漏れを防ぎたい方
• 契約関連の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からkintoneへの登録、関係者への通知までが自動化され、手作業の時間を他の業務に充てられます。
• OCRによるテキスト抽出と自動連携により、データの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された契約書ファイルを指定します。
4. その後、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にレコードを作成します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に処理完了の旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、フローを起動させたいフォームのIDや、フローの起動間隔を任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、読み取りたい契約書のファイルや、会社名・契約日など抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。
• kintoneへのレコード追加設定では、Yoomの「アウトプット」機能を利用し、OCRで読み取ったどの情報をどのフィールドに追加するかを自由に設定可能です。
• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを固定値やアウトプットを用いて任意の内容にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。