Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

■概要

Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
• 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方
• 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。
• 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
• Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。
• OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（取引先名、金額、日付など）や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。