フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft SharePoint
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
フォームからの問い合わせや資料請求に対し、一件ずつ手作業で書類を送付する業務に手間を感じていませんか。この作業は、対応の遅れや添付ファイルのミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されると、自動でMicrosoft SharePointから指定の書類をダウンロードし、Outlookでメールを送信するため、手作業による手間やミスを解消し、迅速で正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせに対し、手作業で資料送付を行っているご担当者の方
- Microsoft SharePointとOutlookを活用し、定型的な書類送付業務を効率化したい方
- 手作業によるメールの送信漏れや、書類の添付ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から書類送付までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による書類の選択ミスや添付漏れ、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、送付したい書類の雛形を検索します
- 続いて、同じくMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションで、検索した書類をダウンロードします
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付してメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームでは、お名前や連絡先など、業務に応じて必要な回答項目を自由に設定することが可能です。
- Microsoft SharePointのアクションでは、書類が格納されているサイトIDやドライブIDなどを任意で設定できます。
- Outlookのメール送信設定では、通知先を任意で設定できるほか、本文にフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- フォーム、Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
Microsoft SharePoint
を使ったテンプレート
@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRで内容抽出し、SerpApiで関連情報を検索して通知するフローです。手動検索の手間を省き、転記ミスを防ぎます。
Slackのメンションを合図にMicrosoft SharePointを検索し、結果をGoogle スプレッドシートへ自動記録するワークフローです。ファイル探索と転記の手間を抑え、依頼対応をスムーズに行います。
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
Outlookで受信したタスク依頼メールをAIで判定し、必要情報をSmartsheetへ自動登録するフローです。転記作業の手間や依頼の見落としを防げます。
Googleカレンダーの新規予定をきっかけに、Google スプレッドシートの宛先へOutlookメールを一括送信するフローです。案内作業の手間を減らし、送信漏れや宛先ミスを防ぎます。
Asanaにタスクが追加されるとYoom経由でOutlookへ自動メールを送るフローです。作業者や宛先を柔軟に設定でき、確認の手間を減らしてタスク見落としや対応遅れを防げます。
使用しているアプリについて
Microsoft SharePoint
YoomではSharePointのAPIとノーコードで連携し、SharePointに関する様々な業務を自動化できます。例えば、SharePoint内にフォルダを作成し、そのフォルダへ任意のファイルを自動的にアップロードしたり、SharePoint内のファイルを自由に複製することが可能です。メールで受信した添付ファイルを自動的にSharePointへ格納したり、CRMと連携して顧客毎のフォルダをSharePoint内に自動的に作成するなど、様々なユースケースでご利用いただけます。
詳しくみるテンプレート
@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。
@pocketで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRで内容抽出し、SerpApiで関連情報を検索して通知するフローです。手動検索の手間を省き、転記ミスを防ぎます。
Microsoft SharePointの新規ファイルをもとに、関連ワードをSerpApiで検索して通知する
Slackのメンションを合図にMicrosoft SharePointを検索し、結果をGoogle スプレッドシートへ自動記録するワークフローです。ファイル探索と転記の手間を抑え、依頼対応をスムーズに行います。
SlackでメンションされたキーワードでMicrosoft SharePointを一括検索し、結果をGoogle スレッドシートに追加する
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみるテンプレート
Outlookで受信したタスク依頼メールをAIで判定し、必要情報をSmartsheetへ自動登録するフローです。転記作業の手間や依頼の見落としを防げます。
Outlookでメールを受信したら、AIでタスク判定しSmartsheetに追加する
Googleカレンダーの新規予定をきっかけに、Google スプレッドシートの宛先へOutlookメールを一括送信するフローです。案内作業の手間を減らし、送信漏れや宛先ミスを防ぎます。
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
Asanaにタスクが追加されるとYoom経由でOutlookへ自動メールを送るフローです。作業者や宛先を柔軟に設定でき、確認の手間を減らしてタスク見落としや対応遅れを防げます。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Outlookで通知する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
リストにアイテムが追加・更新されたら
サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら
サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
タスクが作成されたら
本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
ファイルをアップロード
フォルダを作成
フォルダ・ファイルを検索
ファイルを複製
ドキュメントのカスタム列に情報を登録
特定のアイテム情報を取得
ファイルをダウンロード
ドライブ直下にフォルダを作成
特定のリストの情報を取得
指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（全期間）
指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）
ファイル・フォルダを削除
ファイルを別のフォルダに移動
リストにアイテムを追加する
リストのアイテムを更新する
リストのアイテムを更新する（複数選択肢）
特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得
指定リストの初回デルタリンクを取得する
フローボットトリガー
リストにアイテムが追加・更新されたらサイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたらサイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
ファイルをアップロードフォルダを作成フォルダ・ファイルを検索ファイルを複製ドキュメントのカスタム列に情報を登録特定のアイテム情報を取得ファイルをダウンロードドライブ直下にフォルダを作成特定のリストの情報を取得指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（全期間）指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）ファイル・フォルダを削除ファイルを別のフォルダに移動リストにアイテムを追加するリストのアイテムを更新するリストのアイテムを更新する（複数選択肢）特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得指定リストの初回デルタリンクを取得するリストアイテムの更新差分を取得するフォルダ・ファイルを検索(次ページ用)
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する予定表を作成する指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録するメールの添付ファイルの情報を取得するメールの添付ファイルをダウンロード指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する自分のカレンダーのイベントを削除する自分のカレンダーのイベントを更新するタスクを作成する（リマインド設定対応）タスクを作成する（リマインド設定非対応）自分のカレンダーのイベントを検索する指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する会議の日時を検索する予定表一覧を取得メールのメッセージを取得メッセージを移動特定のメッセージを取得関連するブログ記事一覧
今回使用したアプリを使って業務を自動化する方法を詳しく解説しています！
