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OutlookとZendeskを連携することで、メールの受信から顧客対応までのプロセスを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。本記事では、Outlookで特定のメールを受信した際にZendeskに自動でチケットを作成する方法を解説します。業務効率化と顧客満足度向上の手順を詳しく紹介します。
特定のメールを受信した際に自動的にZendeskにチケットを作成することで、対応漏れを防ぎ、迅速なレスポンスを可能にします。例えば、製品トラブルの報告メールが届いた場合、即座にチケットが作成され、担当者に通知されることで、問題解決までの時間を短縮できます。これにより、顧客は待たされるストレスを感じることなく、スムーズなサービスを受けられるため、満足度の向上が期待できます。
手動でメールを確認し、内容をZendeskに転記するプロセスを自動化することで、作業時間を大幅に削減できます。例えば、注文変更やキャンセル依頼がメールで送られてきた場合、システムが内容を自動的にZendeskに転送することで、従業員は煩雑な手作業から解放されます。この効率化により、チームは他の重要な業務に集中することにつながります。
Zendeskを活用すれば、特定の顧客の過去のやり取りや対応履歴を一元的に管理できます。例えば、過去にトラブルがあった顧客から再度問い合わせが来た場合、その履歴を瞬時に確認することができ、的確な対応を取ることができます。これにより、顧客のニーズに合わせた個別対応が可能となり、質の高いサービスの提供が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使ってOutlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookのデータベースにレコードが登録されたことをOutlookのAPIを利用して受け取り、
Zendeskの提供するAPIを用いてZendeskの指定のチャンネルにOutlookで登録されたチケットデータを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
・OutlookとZendeskをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くZendeskのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、OutlookとZendeskの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まずはじめにOutlookのマイアプリ登録を行います。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
続いてZendeskのマイアプリ登録を行います。
Outlook同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にZendeskを入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
APトークンについて、詳しくはこちらをご確認ください。
OutlookとZendeskがマイアプリに表示されれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面で、今回連携するアカウントで間違いないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
・メールフォルダID：連携したOutlookのアカウントのメールフォルダ内から選択できます。
・キーワード：チケットを作成するためのトリガーとなる件名のキーワードを設定します。（例：重要）
入力完了後、テストを実行し、テスト成功完了後「保存する」をクリックしましょう。
つづいてZendeskのアクション設定を行います。
以下の画像の赤枠内の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面で、今回連携するZendeskのアカウントと間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されます。
入力項目の下部に注略があるので、確認しながら入力しましょう。
入力完了後、テストを実施し、テスト成功を確認後「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
①Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成する
Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成するフローです。このテンプレートを使用することで、Outlookの予定表にZoomで開催する会議の予定が登録された際、Zoomミーティングの作成を自動化できます。確認や作成にかかる手間を省き、入力ミスや登録漏れのリスク回避につながります。
②Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録する
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。このフローを使用することで、、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことが期待できます。
③kintoneのレコードが更新されたらZendeskのチケットにコメントを追加する
kintoneのレコードが更新されたらZendeskのチケットにコメントを追加するフローです。このテンプレートを使用することで、進行中のZendeskのチケット内容に対し、kintoneからリアルタイムでコメントを追加できるため、情報共有が効率化が期待できます。
OutlookとZendeskの連携により、メール受信から顧客対応までのプロセスを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。迅速な対応による顧客満足度の向上や、社内作業効率の改善、顧客対応履歴の一元管理など、多くのメリットがあります。この記事の手順に従って設定を行うことで、誰でも簡単にこの連携を実現し、業務の効率化を図ることができます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できます。 ぜひこの機会に自動化による業務効率化を体験してください。
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