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複数の業務管理ツールを使っていると、タスクが増えるにつれてそれぞれのツールに手作業で追加するのはどうしても手間や時間がかかりますよね。
「1つのツールで登録した情報が、他のツールにも自動的に追加されたら便利だな」と感じたことがある方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、SalesforceでToDoオブジェクトが登録された際に、Asanaにも自動的にタスクを追加する方法をご紹介します！
この自動化により、手作業での追加作業を省きながら、タスク管理の効率化とデータの正確性向上がサポートされます。
プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考にして試してみてくださいね！
それではここからノーコードツールYoomを使って、Salesforceで登録したToDoをAsanaに自動追加する方法をご説明します！
[Yoomとは]
まず、SalesforceでToDoが登録されたことをSalesforceのAPIを利用して受け取ります。
その後、AsanaのAPIを使いSalesforceのデータを受け取り、Asanaにタスクを登録します。
この方法で自動化できます！
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてから設定を進めてください。
■概要
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを利用するプロジェクトチーム
・SalesforceのToDoに登録された顧客からの問題や要望をAsana上でタスクとして管理して対応状況を可視化したい方
・営業・サポートチームからの情報をリアルタイムに把握して迅速な対応をしたい方
2.プロジェクトマネージャー・プロダクトオーナー
・SalesforceのToDoとAsanaの連携により、顧客の声や社内からの要望をタスク管理に反映させて製品やサービスの改善に役立てたい方
・各チーム間の連携状況を可視化してプロジェクト全体の進捗管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理を効率化して営業活動を円滑に進めるための強力なツールで、Asanaはチーム全体のタスク管理やプロジェクト進捗の可視化に役立つツールです。これらのツールを連携させることで、顧客情報に基づいたタスク管理を効率化して営業活動とプロジェクト管理をシームレスに繋げることができます。
また、Asana上でタスクの進捗状況や担当者が明確になるため、チーム内での情報共有が促進されて連携の強化を図ることができます。
■注意事項
・Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まず、SalesforceとAsanaをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側の「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」でSalesforceを検索してください。
テスト環境ではSalesforce（Sandbox環境）、本番環境ではSalesforceを選択してください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ログイン後にアクセス許可を行うと、Salesforceの連携が完了します。
※Salesforceの連携方法はこちらで詳しく解説しています。
続いて、「+新規接続」からAsanaを検索しクリックしてください。
画面が切り替わり「Google で続ける」またはメールアドレスを入力する欄が表示されます。
いずれかの方法でサインインすると、Asanaの連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを利用するプロジェクトチーム
・SalesforceのToDoに登録された顧客からの問題や要望をAsana上でタスクとして管理して対応状況を可視化したい方
・営業・サポートチームからの情報をリアルタイムに把握して迅速な対応をしたい方
2.プロジェクトマネージャー・プロダクトオーナー
・SalesforceのToDoとAsanaの連携により、顧客の声や社内からの要望をタスク管理に反映させて製品やサービスの改善に役立てたい方
・各チーム間の連携状況を可視化してプロジェクト全体の進捗管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理を効率化して営業活動を円滑に進めるための強力なツールで、Asanaはチーム全体のタスク管理やプロジェクト進捗の可視化に役立つツールです。これらのツールを連携させることで、顧客情報に基づいたタスク管理を効率化して営業活動とプロジェクト管理をシームレスに繋げることができます。
また、Asana上でタスクの進捗状況や担当者が明確になるため、チーム内での情報共有が促進されて連携の強化を図ることができます。
■注意事項
・Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、SalesforceでToDoが登録されたことを読み込む設定を行います。
「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」をクリックしてください。
次のページで「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
API接続を設定します。
「トリガー起動の間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選べます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
「マイドメインURL」は、注釈を参照しSalesforceの設定から取得したドメインを記載してください。
設定が完了したら、テスト用にToDoを新規登録してから「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、Asanaにタスクを登録する設定を行います。
「タスクを追加」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
登録するタスク内容の設定を行います。
「タスク名」は、入力欄をクリックし表示されたSalesforceの候補から件名を選択してください。
「プロジェクトID」と「セクションID」は、注釈を参照しAsanaから取得した値を記載するか、候補から該当項目を選択してください。
その他の項目を任意で設定し、「テスト」をクリックしてください。
Asanaにタスクが登録されていることと、アウトプットを確認し「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらAsanaにタスクが自動追加されます。
■概要
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを利用するプロジェクトチーム
・SalesforceのToDoに登録された顧客からの問題や要望をAsana上でタスクとして管理して対応状況を可視化したい方
・営業・サポートチームからの情報をリアルタイムに把握して迅速な対応をしたい方
2.プロジェクトマネージャー・プロダクトオーナー
・SalesforceのToDoとAsanaの連携により、顧客の声や社内からの要望をタスク管理に反映させて製品やサービスの改善に役立てたい方
・各チーム間の連携状況を可視化してプロジェクト全体の進捗管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理を効率化して営業活動を円滑に進めるための強力なツールで、Asanaはチーム全体のタスク管理やプロジェクト進捗の可視化に役立つツールです。これらのツールを連携させることで、顧客情報に基づいたタスク管理を効率化して営業活動とプロジェクト管理をシームレスに繋げることができます。
また、Asana上でタスクの進捗状況や担当者が明確になるため、チーム内での情報共有が促進されて連携の強化を図ることができます。
■注意事項
・Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
他にもSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
LINE WORKSでのメッセージ投稿に基づき、Salesforceに活動履歴を自動で追加することができます。これにより、手動での入力作業を削減し、活動履歴の管理が簡素化されるでしょう。
■概要
LINE WORKSでのお客様とのやり取りを、都度Salesforceにコピー＆ペーストで記録していませんか。
重要な業務でありながらも、こうした手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSにメッセージが投稿されると、その内容をAIが解析しSalesforceへ自動で活動履歴を登録するため、こうした課題を解消し、より正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Sansanで更新された名刺情報をSalesforceに追加することで、最新の連絡先情報を手作業で転記することなく管理できます。これにより、情報更新作業の手間を減らし、データの正確性向上が期待されます。
■概要
Sansanで名刺情報が更新されたらSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanを業務に活用している方
・名刺管理や登録業務を担当している方
・画像の読み取りで情報を抽出して登録を行う方
2.Salesforceのデータベースを活用している方
・顧客情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報の登録管理を効率化することで、業務進行を円滑にするツールです。
しかしSansanの登録情報が更新されたら毎回Salesforceに手作業で追加するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
このフローを活用すると、Sansanで更新された情報を自動でSalesforceに登録ができ、登録の手作業を省くことができます。
手入力を省くことで人的なミスを防ぎ、登録情報の正確性を保つことにつながります。
またフローに分岐のアクションを追加することで、更新の内容によって追加するかどうかを自動で選別することも可能です。
■注意事項
・Sansan、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansan、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで登録されたToDoオブジェクトをMicrosoft Excelに自動で反映させることができます。これにより、手動でのデータ入力を減らし、タスク管理をより効率的に進めることが期待されます。
■概要
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceのToDoオブジェクトを利用する業務担当者
・SalesforceのToDoオブジェクトで管理しているタスクをMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ToDo情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理に便利なツールですが、ToDoオブジェクトが登録されるたびにMicrosoft Excelのデータベースに手動で情報を入力するのは、入力ミスや情報の漏れが発生する可能性があります。
このフローを活用すれば、SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたら自動的にMicrosoft Excelのデータベースに必要な情報が追加されます。これにより、担当者は手作業での入力作業から解放され、ToDoの処理や顧客対応など、より重要な業務に集中できます。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceで登録されたToDoをAsanaに自動追加してタスク管理を一元化することで、円滑な業務進行がサポートされます。
従来は、担当者がSalesforceのToDoを確認し手動でAsanaに入力する手間が発生していました。
メンバーがAsanaでタスク確認を行なっている場合、タスクの登録漏れが発生すると業務が遅延してしまう可能性がありました。
この自動化を活用することにより、タスクの二重管理を防ぎながら抜け漏れを減らすことが期待されます。
これにより、メンバーがタスク情報を素早く確認することができ業務の進行が円滑になるでしょう。
Salesforceで登録したToDo情報を手動でAsanaに入力する際、誤入力や項目の抜け漏れが発生する可能性があります。
この自動化を活用することでSalesforceのToDo情報がそのままAsanaに自動反映されるため、データの正確性向上が期待されます。
例えば、顧客との打ち合わせ後にSalesforceでタスクを作成することで、Asanaにも同じ内容が追加されるため、チーム全体で正確な情報を共有しやすくなると予想されます。
特に、部署間の連携が必要な業務など正しい情報をスピーディーに共有する必要がある場面で有効でしょう。
必要なタスク情報を探すために複数のツールやチャットの履歴を遡ることは、業務の効率が下がる原因になりかねません。
そこでSalesforceで登録されたToDoがAsanaに自動追加される仕組みを導入することで、チームメンバーが必要な情報をAsanaで検索できるようになります。
例えば、過去にどのようなToDoが登録され誰が対応したのかをAsana上で簡単に検索・参照できるため、担当者の重複や対応漏れ防止が期待されます。
特に、フルリモート環境ではチームメンバー同士が直接コミュニケーションを取れる機会が少ないため、こうした仕組みでリモートでも出社時と変わらず効率的に業務を進行させることができるかもしれません。
「タスク管理ツールを使いこなしているものの、手作業による情報追加に時間がかかってしまう…」といった悩みを感じている方も多いかもしれません。
今回紹介した連携を活用することでSalesforceでToDoオブジェクトが登録されるたびにAsanaに自動でタスクが追加されるので、手作業の負担が減り、作業効率の向上が期待できます。
このアプリ連携を導入しデータ管理のミスを減らしながら、タスクの進行状況をスムーズに把握できるようにしてみませんか？
Yoomのアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
