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「商談情報から見積書を作成する作業に手間を感じている」「見積書の作成や共有の効率化に課題を感じている」このような悩みはないでしょうか？
ビジネスの現場では、効率的な情報共有と業務プロセスの自動化が求められています。特に、営業担当者が手作業によって見積書を作成し、逐一チームや顧客に共有するプロセスは時間と労力がかかってしまうでしょう。そこで本記事では、SalesforceとChatworkを連携し、Salesforceの商談情報から自動的に見積書を発行し、Chatworkにファイルを送信する方法をご紹介します。これにより、業務効率化と情報共有の円滑化が期待できます。
本記事を参考に、ぜひお試しください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、Salesforceの商談情報から見積書を発行しChatworkにファイルを送信する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Salesforceの商談情報をSalesforceのAPIを経由してその情報を受け取り、ChatworkのAPIを用いてChatworkにファイル送信することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Salesforce、Chatwork、Microsoft ExcelをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
※Microsoft Excelは、見積書の発行のステップで必要になるため、このアプリも登録しておきます。
まず、Salesforceのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Salesforce」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
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下記画面でSalesforceにログインすると、マイアプリにSalesforceが追加されます。これで登録は完了です。
同様に、Chatworkも登録してみましょう。
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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Chatwork」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Chatworkのアプリ登録も完了です。
同様に、Microsoft Excelの登録も行います。
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先ほどと同様にYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Microsoft Excel」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Microsoft Excelのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Salesforceの商談情報から見積書を発行しChatworkにファイルを送信する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、見積書雛形の準備をMicrosoft Excelで行います。
下記画面のような雛形をMicrosoft Excelで作成しましょう。
雛形書類はこちらの設定方法に従って、作成ください。
作成後、OneDriveかSharePointに保存します。
次に、トリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
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まずは、Chrome拡張機能をこちらからインストールしておき、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動しましょう。
※Google Chromeでのみご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
※Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
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下記で表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次に、下記画面の2項目を入力していきます。
「マイドメインURL」は、Salesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の [私のドメイン] の URLに記載の「yoom.my.salesforce.com 」などのドメインを記載してください。不明な方は、下記のSalesforceの操作画面をご確認ください。
「起動ページのURLサンプル」は、テストを実施するために必須です。該当ページのURLを入力しテストボタンを押してください。実際に実行する際には、Google Chromeで該当ページを開き、拡張機能からフローボットを起動します。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Salesforceの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
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次に、下記の2項目を入力していきます。
「マイドメインURL」は、先ほどと同様にSalesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の [私のドメイン] の URLに記載の「yoom.my.salesforce.com 」などのドメインを記載してください。
「オブジェクトのAPI参照名」は、欄をクリックすると下記画面のように選択メニューが表示されるため、該当するものをクリックして入力します。
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次に、「取得したいレコードの条件」を入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが表示されるため、取得したいレコードを絞れるような条件を設定してください。
今回は、下記画面のように取引先IDを照合する設定にしました。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Microsoft Excelの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
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次に、「雛形書類の連携」を行います。
「ファイルの保存場所」は以前のステップで作成した雛形の保存先をOneDriveかSharePointのどちらかを選択します。
「ドライブID」は、下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが表示されるため、該当するものをクリックして入力します。
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次に、「発行書類」についての設定を行います。
「格納先のフォルダ名」は、アイテムIDの候補に対象のファイル名が表示されない場合は、この項目にファイル名を入力してください。
「格納先のフォルダID」は、下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが表示されるので該当するものをクリックしましょう。
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「出力ファイル名」は、下記画面のように選択メニューから選ぶ「前のステップでの取得情報」と「任意の文章」を組みあせて構成してください。
入力完了後、「次へ」をクリックして次に進みます。
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次の画面では、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
すると、雛形書類内の{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」として自動で取得されるので、次に進みます。
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次に、雛形書類内の「置換対象の文字列」に入力する「置換後の文字列」を記載します。
下記画面のように、 欄をクリックすると選択メニューが表示されるので、該当するデータをクリックして入力しましょう。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後に、Chatworkの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次に表示される「ルームID」には、ファイルを送信したい先のチャットルームを入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので該当するものをクリックしてください。
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「メッセージ内容」には、欄をクリックして表示される選択メニュー内の「前のステップでの取得情報」と「任意の文章」を組み合わせて入力しましょう。
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次に、「ファイルの添付方法」を入力します。
下記画面のように、前のステップで発行された書類を添付できるように設定しましょう。
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次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもSalesforceとChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. 毎日Salesforceのレポートを取得してChatworkに通知するテンプレート
このフローを活用することにより、最新のデータをもとに迅速に意思決定が行えるため、チームのパフォーマンスの向上が期待できます。手動でレポートを取得して共有する手間が省けるため、業務効率が向上するでしょう。
2. Chatworkでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録するテンプレート
このテンプレートを利用すると、情報転記の作業が不要になるため、業務効率が向上します。これまで情報共有後に活動履歴を追加していた方は、手動での作業が不要になるため、作業時間が短縮され生産性向上に寄与するでしょう。
3. Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらChatworkに通知するテンプレート
このフローを活用することで、締結完了後の必要な手続きや、次の商談への準備を促すことが可能になります。SalesforceとChatworkを連携させることで、営業チームの情報共有を強化し、担当者は締結完了を漏れなく情報共有することができるでしょう。
商談情報の記録から、逐一手動で見積書を作成していると、時間や手間がかかってしまいます。そこで、SalesforceとChatworkを連携させることで、手作業の負担を削減することができるでしょう。例えば、営業担当者は商談データを入力するだけで、システムが自動的に見積書を生成して共有してくれます。この自動化により、見積書作成に費やす時間を短縮し、より多くの時間を顧客対応や営業活動に充てることが期待できます。
多くの見積書を複数の担当者が手動で作成していると、書式のバラつきや入力ミスが発生するリスクを伴います。そこで、SalesforceとChatworkを連携させることでこういった危険性を軽減できます。例えば、商品情報や価格、数量などのデータや書式が正確に反映され、手作業でのミスを防止できるでしょう。この自動化により、見積書の書式統一、人的エラーの防止といったメリットが見込めます。
見積書の作成や共有を手作業で行っていると、情報の共有漏れが起き、チーム内の連携がとりにくくなる可能性があります。こういった課題は、SalesforceとChatworkを連携させることで解決が期待できます。例えば、チーム内の商談に関する情報や見積書が自動共有されることで、営業の統括担当者はサポートやアドバイスをチーム全体に提供できるかもしれません。この自動化により、営業チームの情報共有や連携が円滑化されるメリットが期待できます。
以上、Salesforceの商談情報から見積書を発行しChatworkにファイルを送信する方法をご紹介しました。
ビジネスの現場では、効率的な情報共有と業務プロセスの自動化が求められています。特に、営業担当者が手作業によって見積書を作成し、逐一チームや顧客と共有するプロセスは時間と労力がかかってしまうでしょう。こういった課題は、SalesforceとChatworkの連携により、解決が期待できます。この連携によって、見積書作成の効率向上や人的エラーの防止、チーム内の情報共有の円滑化といったメリットが見込めるでしょう。
ぜひ、この連携を活用して、ビジネスプロセスの改善にお役立てください。
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