SalesforceとSlackを連携して、毎日Salesforceのレポートを取得してSlackに通知する方法

ステップ1:SalesforceとSlackをマイアプリ連携

まずSalesforceとSlackをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面でSalesforceとSlackを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Salesforceの場合＞

・ログインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
※他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。

＜Slackの場合＞

・ワークスペースのURLを入力して「続行する」をクリックし、続く画面でサインインします。

・投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらのヘルプページでも解説しています。

3.SalesforceとSlackを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

ステップ2:Yoomのスケジュールトリガーの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではYoomのスケジュールトリガーを利用し、指定の時間になるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】毎日Salesforceのレポートを取得してSlackに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「スケジュールトリガー 毎日10時」をクリックします。

3.レポートを通知したいスケジュールを設定し、保存します。
※タイトルは任意で設定できます。
※スケジュール設定の詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ3:Salesforceの設定

次に、Salesforceからレポートを取得する設定を行います。

1.「アプリと連携する レポートをダウンロード」をクリックします。

2.Salesforceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.マイドメインURLとレポートIDを設定してテストを行います。
※レポートIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

4.テストが成功したら保存します。

5.「データを操作・変換する ファイル名の変換」をクリックします。

6.設定後のファイル名を任意に設定して保存します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※「データを操作・変換する」の詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ4:Slackの設定

最後に、レポートをSlackに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する ファイルを送る」をクリックします。

2.Slackと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.チャンネルIDもしくはメンバーIDとメッセージを設定してテストを行います。
※ファイルの添付方法とファイルはデフォルトで設定されています。
※チャンネルIDもしくはメンバーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

4.テストが成功すると、Slackにレポートが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、指定のスケジュールでSalesforceのレポートが自動取得され、Slackに送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

SalesforceとSlackを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceとSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知する

Salesforceに新規リードが登録されたことをSlackに自動通知するテンプレートです。
この連携を利用すれば、リードを登録した担当者が通知する手間を削減でき、業務効率の向上が期待できます。

2.Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらSlackに通知する

Salesforceで商談フェーズが締結完了になった際に、Slackに自動通知するテンプレートです。
この連携を利用すれば、担当者が商談フェーズを締結完了すると、上司にメッセージが自動通知されるため、部下の進捗情報の把握が容易になるでしょう。

3.Slackでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する

Slackに投稿されたメッセージをSalesforceの活動履歴に自動登録するテンプレートです。
この連携により、Slackで顧客とやり取りした内容の手動登録が不要になり、担当者の負担軽減が期待できます。

SalesforceとSlackを連携するメリットと具体例

メリット1:情報共有の手間を削減

Salesforceから手動でレポートを取得してSlackに通知する作業は、手間がかかります。
忙しい状況では、こうした定型業務も担当者の負担になります。
SalesforceとSlackを連携すれば、レポートの取得と通知にかかる手間が削減され、担当者の負担が軽減するでしょう。
例えば、業務開始後に会議の予定が入っている場合、その前にSalesforceのレポートをSlackへ送信する作業は大変です。
この連携を利用すれば、手動でのレポート共有を削減できるため、余裕を持って会議の準備ができるでしょう。

メリット2:レポートの通知漏れを防止

手動でレポートの取得と通知を行う場合、人為的ミスが発生することがあります。
レポートの取得を忘れてしまったり、レポートを異なるチャンネルに送ってしまったりすると、関係者は内容を確認できません。
SalesforceとSlackを連携すれば、指定したスケジュールでレポートが自動送信されるため、人為的ミスによる通知漏れを防止できます。
例えば、担当者が緊急業務で追われている場合、通常の業務にミスが発生しやすくなり、レポートの通知が漏れてしまうこともあります。
この連携を利用すれば、指定のスケジュールにレポートが確実に通知されるため、関係者はスムーズにレポートを確認できるでしょう。

メリット3:ツール運用コストの削減

ツールに関する業務を手動で行うと、人件費がかかり、運用コストが増大します。
SalesforceとSlackを連携すれば、担当者の業務が自動化し、ツール運用コストを削減できるでしょう。
例えば、Salesforceを起動してレポートを取得し、Slackを立ち上げてメッセージとレポートを通知する作業に10分かかるとすれば、20日稼働で毎月200分になります。
時給1,500円で換算すると、年間で6万円が運用コストに加算されます。
この自動化を導入するだけで年間6万円の人件費を削減でき、ツール運用コストも下げられるでしょう。

まとめ

Salesforceからレポートを取得してSlackに通知する作業は、手間がかかり担当者の負担になります。
さらに、レポートの送信漏れが発生するリスクや、人件費がツール運用コストに上乗せされることも課題になります。
これらの課題は、SalesforceとSlackを連携させ、レポートの取得と通知を自動化することで解決できるでしょう。
これにより、担当者の負担軽減やレポートの連絡漏れ防止、運用コストの削減が期待できます。
SalesforceとSlackの連携は、Yoomを利用すればノーコードで簡単に導入できます。
本記事で解説した内容を参考に、レポートの取得と通知作業を自動化してみてください。