Slackの投稿内容をもとにZoom会議を作成してメールでリンクを送付する

■概要

Slackでミーティング調整の連絡を受けた後、Zoomを開いて会議を設定し、参加者にメールでURLを共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のSlackチャンネルへの投稿をきっかけに、Zoomミーティングの作成から参加者へのメール通知までを自動化できます。定型的な会議設定の業務から解放され、本来注力すべき業務に集中する時間を創出します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackでの依頼をもとに、日常的にZoom会議を設定している業務担当者の方
• 手作業での会議設定やURL共有に時間がかかり、ミスを減らしたいと考えている方
• チーム内のコミュニケーションを円滑にし、定型業務の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿だけでZoom会議作成とメール通知が完了するため、手作業での設定にかかっていた時間を短縮できます。
• URLのコピーミスや参加者への連絡漏れといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、監視対象のチャンネルを指定します。
3. 次に、AIを選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、Slackの投稿内容から会議の議題や日時などの情報を抽出します。
4. 次に、Zoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションで、抽出した情報を基に会議を設定します。
5. 最後に、メール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成されたZoomミーティングのURLを含む案内メールを関係者に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIの「テキストからデータを抽出する」アクションでは、どのような情報を抽出するかを定義するプロンプトを自由に設定できます。会議の議題や参加者などをSlackの投稿から抜き出すよう指示を調整することが可能です。
• メール送信機能のアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意に設定できます。ZoomのURLだけでなく、抽出した議題などを文面に含めることも可能です。

■注意事項

• ‍‍SlackとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。