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「年末調整の時期になると、大量の書類チェックやデータ入力に追われてしまう…」
「手作業での処理が多くて、計算ミスや記入漏れがないかいつも不安…」
このように、毎年の年末調整業務に対して、大きな負担を感じている方も多いのではないでしょうか。特に、保険料控除申告書のような複雑な書類の確認や、そこから必要な情報を正確に転記する作業は、時間も手間もかかり、ミスが許されないため精神的なプレッシャーも大きいものです。
もし、<span class="mark-yellow">提出された年末調整関連の書類をAIが自動で読み取り、必要な情報を抽出してデータベースに整理・記録できれば</span>、これらの悩みから解放され、担当者はより確認や問い合わせ対応といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">年末調整関連の書類をAIで自動的に処理し情報を整理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
年末調整の際に発生する様々な書類の情報をAIで効率的に処理し、各種ツールへ連携する自動化の具体的な例をテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">オンラインフォームを通じて提出された年末調整関連の書類（例：生命保険料控除申告書など）をAI-OCRが自動で読み取り、その内容を指定したデータベースに自動で追加・整理する</span>ことが可能です。
手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減し、情報の正確性を向上させ、年末調整業務の初動をスムーズに開始できます！
<span class="mark-yellow">Dropboxにアップロードされた年末調整関連の書類をAI-OCRが自動で読み取り、抽出した情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録する</span>こともできます。
書類の収集からデータ化までを一気通貫で自動化し、管理コストの削減と情報の一元管理を実現します。
<span class="mark-yellow">Gmailに添付された年末調整関連の書類をAI-OCRが自動で内容を読み取り、その情報をAirtableのようなデータベースサービスに自動で登録する</span>設定も可能です。
メールでの書類回収から情報整理までのプロセスを自動化し、見落としや対応漏れを防ぎ、迅速な処理体制を構築できます。
それではここから代表的な例として、Googleフォームに生命保険料控除申告書などの年末調整関連書類がアップロードされた際に、AI-OCR機能で書類の内容を自動で読み取り、抽出した情報をNotionのデータベースに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Notionの連携
1.検索する
検索ボックスにNotionと入力し、Notionのアイコンをクリックします。
今回は、下記のようなNotionのページを作ったので、こちらにデータを追加する設定をしていきます。
2.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
3.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。「アクセスを許可する」を押しましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、トリガーとして使用するGoogleフォームの設定を行います。
もしまだ対象のGoogleフォームを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなGoogleフォームを準備しました。
ここで、フォームに下記のような生命保険料控除のテスト書類を送信します。
Googleフォームに送信したら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
成功すれば、下部にアウトプットが表示されます。
Googleフォームで送信した内容がきちんと反映されていれば問題ありません！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらを参考にしてみてくださいね。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Googleフォームの回答で添付されたファイルがGoogle Driveに保存されているので、それをダウンロードする設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、Google Driveに保存されているファイルの指定を行います。
ファイルIDの入力欄をクリックし「取得した値」タブを選択すると、下記のようなアウトプットが表示されます。GoogleフォームのファイルIDを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のようなダウンロードボタンとアウトプットが表示されるので、書類をダウンロードして指定した書類で合っているかチェックしましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、先ほどダウンロードしたファイル画像から文字を読み取る設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が遷移するので、「タイトル」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
記載されている文字の数だけプロンプトを設定できます。文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.ここでは、前のステップでダウンロードしたファイル画像から何の文字を抽出したいのか具体的に設定していきます。
下記を参考に、それぞれの項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。指定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほどAIで読み取ったテキストをNotionに追加するための設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ページを下に進み、「データベースの連携」項目を入力していきましょう。
「データベースID」には、入力欄下の注釈を参考に先ほど準備したNotionページのURLよりデータベースIDを入力するか候補から選択しましょう。
入力が完了したら、「次へ」を押して進んでください。
3.ここでは、Notionのどのレコードにデータを反映させるかを設定します。
各入力欄をクリックすると、下にアウトプットが表示されるので、反映したいものを選んでください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のように抽出したテキストを追加するよう設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
指定したNotionにデータが反映しているはずなので、チェックしてみましょう。
下記のように、設定した通りのレコードが追加されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回ご紹介したGoogleフォームに生命保険料控除書類がアップロードされたら、OCRで読み取りNotionに追加する以外にも、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
年末調整の書類をAIで自動処理し、その情報をNotionなどのデータベースに連携することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた大量の書類確認やデータ入力、転記作業といった煩雑な業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクを大幅に低減できます。</span>
これにより、人事労務担当者は年末調整業務にかかる時間を大幅に短縮し、空いた時間をより重要な確認作業や従業員からの問い合わせ対応などに充てることができ、年末調整業務全体の質を向上させることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし年末調整業務の効率化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたならぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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