Gmailで生命保険料控除書類を受信したら、OCRで読み取りAirtableに登録する

■概要
年末調整の時期になると、Gmailで生命保険料控除の証明書PDFを受信するものの、内容を確認してAirtableに手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に件数が多い場合、入力ミスや確認漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付されたPDFをOCR機能で読み取ります。
さらに、その内容をAirtableへ自動で登録するため、前述した課題をスムーズに解消できるかもしれません。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する生命保険料控除書類の処理に手間を感じている経理担当者の方
・OCR機能とAirtableを利用し、書類情報を手作業で転記している方
・年末調整業務の効率化や、定型業務の自動化を検討している人事労務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット
・Gmailでのメール受信をトリガーに添付PDFの文字読み取りからAirtableへの登録までを自動化するため、手作業の時間の削減に貢献します。
・手動のデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーが減り、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ
1. はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、生命保険料控除書類のメールに付与するラベルを指定します。
3. 続いて、2つ目のオペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールに添付されたPDFファイルを指定し、必要データを抽出します。
4. 最後に、3つ目のオペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をAirtableの該当するフィールドに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のオペレーションでは、読み取り対象のファイルや抽出したい項目（日付、金額など）を任意でカスタムできます。
• Airtableでレコードを作成するオペレーションでは、「フィールド情報を追加」することで、登録するフィールド情報を複数設定でき、前段のOCRで取得した値を活用して、柔軟に登録内容をカスタムできます。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。