Googleフォームに生命保険料控除書類がアップロードされたら、OCRで読み取りNotionに追加する

■概要

年末調整の時期、従業員から提出される生命保険料控除証明書の回収とデータ入力は、手間と時間がかかる作業ではないでしょうか。Googleフォームで書類を収集しても、その後の確認やシステムへの転記作業でミスが発生することもあります。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームにアップロードされた生命保険料控除書類をAI機能のOCRで自動的に読み取り、その内容をNotionのデータベースへ追加する一連の処理を自動化できます。これにより、手作業による負担を減らし、より正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionを利用し、生命保険料控除書類の管理を行っている人事労務担当の方
• 年末調整に伴う書類のデータ入力作業を効率化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
• 手作業での定型業務に時間を取られず、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの書類提出後、OCRによる自動読み取りとNotionへのデータ登録が自動で行われるため、手作業による確認や転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ入力時に起こりやすい、数字の読み間違いや項目の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、そしてNotionをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。これにより、従業員がGoogleフォームから生命保険料控除書類を提出するとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付された控除書類のファイルを取得します。
4. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。ここでダウンロードしたファイルを選択し、OCR処理によって書類内の文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定したNotionデータベースの各項目へ自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCR設定において、生命保険料控除証明書の中からどの項目（例：契約者氏名、保険会社名、支払保険料など）の情報を抽出するかを任意で設定することが可能です。これにより、業務に必要なデータだけを的確に取得できます。
• Notionへレコードを追加する際には、情報を格納するデータベースや、抽出した各データをどのプロパティ（列）に対応させるかを自由にカスタマイズできます。既存の管理フォーマットに合わせて柔軟に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133