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「この会社名、Zoho CRMに新しい連絡先として登録しなければ…」
「他のアプリで更新された連絡先情報を手作業でZoho CRMに追加するのが面倒だ…」
このように、Zoho CRMに新しい連絡先を追加する業務に時間や手間がかかっていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">他のアプリケーションでアップロードされた名刺画像やPDFなどの連絡先情報を自動的に取得し、それを基にZoho CRMに新しい連絡先を作成できる仕組み</span>があれば、手作業の煩わしさから解放され、もっと重要な業務に集中することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき、手間や時間をかけずに連絡先の追加作業を自動化可能です。
このようなお悩みを抱えている方は、ぜひお試しください！
Yoomには、<span class="mark-yellow">Zoho CRMに新しい連絡先を自動で追加する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからZoho CRMに新しい連絡先を自動で追加する業務フローを紹介します。
今回はより具体的な例として、ストレージサービスにファイルが追加された際に、その情報を基にZoho CRMの連絡先を自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
テンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
以下の画面で、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
画面の案内に沿って、フォルダのコンテンツIDを入力します。
アップロードするフォルダにアクセスしてURLを確認しましょう。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら次へ進みます。
次に連携のテストを行います。その際に必要になるため、名刺などの連絡先情報をBoxにアップロードしておきましょう。
今回は以下の名刺画像をアップロードしました。
準備ができたらテストを実行ます。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功したら「取得した値」が表示され、アップロードしたファイル名などが確認できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存」をクリックし、アプリトリガーの設定完了です！
次に、Boxからファイルをダウンロードするアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「ファイルをダウンロード」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
コンテンツIDを入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されるので、先ほどBoxのトリガー設定で取得した値の中から選びましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、保存して次へ進みます。
次に、Boxからダウンロードした画像から文字を読み取るアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
今回は、以下のアクションに設定していきます。
OCRのアクションは内容によってタスク数が変わります。プランをご確認の上ご利用ください
また、YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
ファイルの添付方法は以下のようにデフォルトのままで進めます。
追加で抽出したい項目を設定する場合はカンマ区切りで入力しましょう。
今回は名刺データから姓名を抽出したいため、以下のように設定しました。
このように設定することで「氏名」だけではなく「姓」と「名」を個別に抽出可能となります。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら保存して先に進みます。
次に、抽出したテキストを利用してZoho CRMに連絡先を作成するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「連絡先を作成」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
Zohoドメインを画面の案内に沿って入力しましょう。
名、姓をそれぞれ「文字を読み取るアクション設定」の際に取得した値の中から選んで入力しましょう。
メールも同じく取得した値から入力します。
電話も同様に取得した値から入力します。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、Zoho CRMに連絡先が作成されていますので確認してみてください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「保存する」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
Zoho CRMでの自動化を導入することで、見込み客や商談、タスク情報の管理が効率化されます。
例えば、取引先や見込み客の登録・更新情報を他ツールに連携することで、社内通知やデータ整理の作業をスムーズに進められます。
営業担当者や管理者の作業負荷を軽減し、情報の正確性の向上が期待できるでしょう！
Zoho CRMの連絡先追加を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報確認の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、より迅速かつ正確に顧客情報へアクセスでき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：名刺以外の書類からでも情報を読み取れますか？
A：はい、可能です。
請求書やアンケート用紙など、名刺以外の書類から文字を読み取ることもできます。
Q：自動化処理がエラーになった場合、どのように検知できますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
それでも解決しない場合は、下記よりお問い合わせください。
Yoomお問い合わせ窓口
Q：役職や郵便番号なども自動で入力できますか？
A：はい、可能です。
役職や郵便番号などの項目は、文字を読み取るアクションの際にデフォルトで取得されるため、Zoho CRMで連絡先を作成するアクション設定の際に取得した値から選択することで連携できます。
その他に連携したい項目がある場合には、文字を読み取るアクション設定で取得したい項目を追加しておきましょう。
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