■概要
Boxに保存した名刺や顧客情報を、手作業でZoho CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローは、BoxのAPIを活用した連携を通じて、指定したフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その情報を基にZoho CRMへ新しい連絡先を作成します。この一連の流れを自動化し、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとZoho CRMを併用し、名刺などの顧客情報を手動で入力している営業担当者の方
- box apiの活用も視野に入れ、書類管理から顧客登録までを自動化したいと考えている方
- 紙媒体で受け取った情報をデータ化し、CRMへの登録を効率化したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にZoho CRMへの連絡先作成が自動で完了するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み込みます。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルの種類（名刺、請求書など）に応じて、抽出する項目を任意で設定できます。
- Zoho CRMで連絡先を作成する際、OCRで取得した会社名や氏名などを変数として各項目に埋め込むだけでなく、特定のタグなどを固定値として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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