Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信するメールの中から、特定の問い合わせや通知など、重要なものを手作業で担当者に転送する業務に手間を感じていませんか。
こうした手作業は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Zoho Mailを中心としたメール対応業務を効率化し、重要な連絡へのスムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受信する大量のメールから、重要な連絡を効率的に把握したいと考えている方
・特定のメールを担当者へ手動で転送しており、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
・Zoho Mailを活用した情報共有の仕組みを自動化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・Zoho MailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Zoho Mailで受信した特定のメールを担当者に手動で転送しているけれど、正直手間がかかっている…」
「毎日のメールチェックと振り分け作業に追われて、他の業務が進まない…」
このように、Zoho Mailを使った日々のメール対応業務において、手作業による非効率や対応漏れのリスクに悩んでいませんか？
もし、Zoho Mailで受信した特定のメールを条件に応じて自動で担当者に転送する仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されるはずですよね。
これにより、重要な連絡に迅速かつ正確に対応できる体制ができて、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すこともできるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々のメール業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho MailとZoho Mailを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信するメールの中から、特定の問い合わせや通知など、重要なものを手作業で担当者に転送する業務に手間を感じていませんか。
こうした手作業は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Zoho Mailを中心としたメール対応業務を効率化し、重要な連絡へのスムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受信する大量のメールから、重要な連絡を効率的に把握したいと考えている方
・特定のメールを担当者へ手動で転送しており、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
・Zoho Mailを活用した情報共有の仕組みを自動化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・Zoho MailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho MailとYoomを連携してできること
Zoho MailのAPIを連携すれば、一方のZoho Mailで受信したメールをトリガーとして、もう一方のZoho Mailアカウントへ自動でメールを送信（転送）することが可能になります。
これにより、これまで手作業で行っていたメールの確認や振り分け、転送といった一連の作業をすべて自動化し、業務の効率を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する
特定のキーワードを含むメールを受信した際に、そのメールを自動で担当者のメールアドレスへ転送できるため、手作業による転送の手間をなくし、重要な連絡の見落としや対応遅延を防ぐことができます。
この連携は、特定のトリガーをきっかけにアプリ間でデータを直接連携するシンプルな構成のため、初めての方でも簡単に設定可能です。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信するメールの中から、特定の問い合わせや通知など、重要なものを手作業で担当者に転送する業務に手間を感じていませんか。
こうした手作業は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Zoho Mailを中心としたメール対応業務を効率化し、重要な連絡へのスムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受信する大量のメールから、重要な連絡を効率的に把握したいと考えている方
・特定のメールを担当者へ手動で転送しており、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
・Zoho Mailを活用した情報共有の仕組みを自動化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・Zoho MailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、内容を要約し担当者に転送する
特定のメールを受信した際に、AIがメール本文を自動で要約し、その要約文を担当者に転送するため、担当者は長文メールを読む時間を削減し、要点を素早く把握してスムーズ対応を開始できます。
この連携は、AIによる文章生成を含むデータ加工処理を挟む応用的な構成になっており、情報共有の質とスピードをさらに高めたい場合に有効です。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、内容を要約し担当者に転送する
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■概要
日々の業務でZoho Mailを利用する中で、大量のメールの中から重要なものを探し出したり、内容を把握したりする作業に時間を取られていませんか。
問い合わせや通知など、特定のメールへのスムーズな対応が求められる場面で、見落としや対応遅れは避けたいものです。
このワークフローは、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約し、指定の担当者へ転送する処理を自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailでのメール確認や振り分け作業を効率化したいと考えている担当者の方
・Zoho Mailに届く問い合わせや通知への対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
・AIを活用して、Zoho Mailを中心とした情報共有の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Zoho MailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho MailとYoomの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoho MailとYoomを連携したフローを作成してみましょう！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのYoom登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Zoho Mailのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Zoho Mailのトリガー設定およびアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：Zoho Mailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するZoho Mailのマイアプリ登録方法を解説します。
入力欄に「Zoho Mail」と入力すると、Zoho Mailアプリが表示されますので、クリックしましょう。
今回は、JPのデータセンターを使用しているため「jp」と入力し、「追加」をクリックします。
表示されている内容を確認し、問題なければ「承諾する」をクリックします。
これでZoho Mailのマイアプリ連携は完了です！
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしましょう。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信するメールの中から、特定の問い合わせや通知など、重要なものを手作業で担当者に転送する業務に手間を感じていませんか。
こうした手作業は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Zoho Mailを中心としたメール対応業務を効率化し、重要な連絡へのスムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受信する大量のメールから、重要な連絡を効率的に把握したいと考えている方
・特定のメールを担当者へ手動で転送しており、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
・Zoho Mailを活用した情報共有の仕組みを自動化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・Zoho MailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下記の画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートは、Yoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Zoho Mailのトリガー設定
「特定のワードを含むメールが届いたら」をクリックします。ここではどのようなワードが含まれているメールを転送するのか、という設定を行います。
Zoho Mailと連携するアカウント情報に任意のものが設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
アカウントIDは、入力欄をクリックし、候補から選択します。
次の設定に移る前に、Zoho Mailで取得しているアドレスに特定のワードを含むメールを送ります。
今回は、下記のようなメールを送りました。
Yoom画面に戻り、転送を行いたいワードを設定します。今回は「test」と設定しました。
ここで設定したワードが含まれる場合のみ担当者に転送されるため、転送したいメールの内容に応じて設定してくださいね！
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、ここで取得したアウトプット＝メールを担当者に転送可能となります！
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
ステップ4：Zoho Mailのアクション設定
「メールを送信」をクリックします。ここでは転送設定を行います。
Zoho Mailと連携するアカウント情報に任意のものが設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
アカウントIDは先ほどと同様に、入力欄をクリックし候補からアカウントを選択します。
送信者のメールアドレスには、「△〇＠zohomail.○○」のようにZoho Mailで取得しているアドレスを使用します。
入力欄をクリックするとメールアドレスの候補がでますが、直接アドレスを入力、もしくはコピーしたものをペーストしましょう。
次に、受信者のメールアドレスを設定します。これは転送先の設定です。
件名はデフォルトで設定されていますが、下記のように取得した値から設定することをおすすめします。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで、最新のデータに基づいてフローが起動し、最新のメールデータをその都度転送可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じメールデータが転送されてしまうので注意が必要です。
メール本文の設定を行います。こちらもデフォルトで設定されていますが、自由に設定できます。
入力欄をクリックすると取得した値を引用することも可能ですので、好きなように追加しましょう。
ここでも同じく、テキストを直接入力すると毎回同じものが送信されてしまいますので、注意が必要です。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
テスト成功画面が確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどの手順で、「保存する」をクリックすると、下記の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が、「Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する方法」でした！
Zoho Mailを使ったその他の自動化例
他にも、Zoho Mail活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば、内容を要約して転送をしたり、別のチャットツールにメールを転送することも可能です。
他CRMツールと連携もできるため、マーケティング部と営業部の連携強化にも役立ちますね
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたら、Zoho Mailにタスクを作成する
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■概要
「Meta広告（Facebook）でリードが登録されたら、Zoho Mailにタスクを作成する」フローは、広告から得られたリード情報を効率的に管理する業務ワークフローです。
このフローを利用すれば、Meta広告で新たにリードが登録された瞬間に、自動的にZoho Mailにタスクが作成されます。これにより、リードのフォローアップがスムーズになり、営業チームの効率を大幅に向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告を利用してリードを獲得しているが、フォローアップ作業に時間を取られている営業担当
・Zoho Mailを日常的に使用しており、タスク管理を効率化したいと考えている方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化し、作業の手間を減らしたいビジネスオーナー
・リード管理のプロセスを標準化し、チーム全体で統一した方法で対応したいと考えているマネージャー
■注意事項
・Zoho MailとMeta広告（Facebook）のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Shopifyで注文が発送されたら、Zoho Mailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
「Shopifyで注文が発送されたら、Zoho Mailでフォローメールを自動送信する」フローは、注文発送をトリガーにフォローアップメールを自動で送信する業務ワークフローです。
ネットショップ運営業務の自動化で、顧客満足度向上と業務効率アップが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyでの発送処理後に手動でお客様にメールを送る作業を負担に感じているネットショップ運営者の方
・顧客からの発送問い合わせの減少やレビュー促進を目指し、発送後すぐにフォローする必要があるECサイト担当者の方
・限られたリソースでネットショップ運営の自動化に取り組みたいが、設定に自信がないチームリーダーの方
■注意事項
・Shopify、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoho Mailで受信した内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Zoho Mailで受信した内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」業務ワークフローです。
YoomのAPI連携やAI、OCR、RPA機能を活用し、メールからタスクへの変換をスムーズに行います。
これにより、日々の業務効率が向上し、手動でのタスク管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho MailとOutlookを日常的に使用しているビジネスパーソン
・メールからタスクを手動で作成する作業に時間を取られている管理者
・業務の自動化を進めて、効率化を図りたいチームリーダー
・API連携やRPAを活用して業務フローを改善したいIT担当者
・メール内容を迅速にタスク化し、フォローアップを効率化したい営業担当者
■注意事項
・Zoho Mail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
「Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Chatworkに通知する」ワークフローは、担当者がフォルダ内の重要メールを見逃さないように、自動でChatworkへメッセージを送ります。Chatwork apiを活用し、素早く情報共有が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで特定フォルダへの受信チェックが面倒な方
・Chatworkを日常的に使い、通知を見落としたくないチームメンバー
・Chatwork apiを試してみたいシステム管理者の方
・メール対応のレスポンスを早めたいサポート担当者
■注意事項
・Zoho Mail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら内容を要約して、返信メールとして下書き保存する
試してみる
■概要
「Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら内容を要約して、返信メールとして下書き保存する」フローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、指定したキーワードを含むメールを自動的に要約し、返信用の下書きとして保存することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを活用しており、特定のメール対応に時間を取られているビジネスパーソン
・メール内容の要約や返信作業を自動化したいと考えている事務担当者
・業務効率化を推進し、メール管理をスマートに行いたい企業のIT担当者
■注意事項
・Zoho MailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Zoho MailとZoho Mailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた特定のメールの確認や担当者への転送といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーによる対応漏れや情報共有の遅延を防ぐことができます。
これにより、担当者は重要な連絡に即座に対応できる体制を整えられ、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし日々のメール業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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