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「Zoho Mailで受信した特定のメールを担当者に手動で転送しているけれど、正直手間がかかっている…」
「毎日のメールチェックと振り分け作業に追われて、他の業務が進まない…」
このように、Zoho Mailを使った日々のメール対応業務において、手作業による非効率や対応漏れのリスクに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zoho Mailで受信した特定のメールを条件に応じて自動で担当者に転送する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されるはずですよね。
これにより、重要な連絡に迅速かつ正確に対応できる体制ができて、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すこともできるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々のメール業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho MailとZoho Mailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho MailのAPIを連携すれば、一方のZoho Mailで受信したメールをトリガーとして、もう一方のZoho Mailアカウントへ自動でメールを送信（転送）することが可能になります。
これにより、これまで手作業で行っていたメールの確認や振り分け、転送といった一連の作業をすべて自動化し、業務の効率を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定のキーワードを含むメールを受信した際に、そのメールを自動で担当者のメールアドレスへ転送できるため、<span class="mark-yellow">手作業による転送の手間をなくし、重要な連絡の見落としや対応遅延を防ぐ</span>ことができます。
この連携は、特定のトリガーをきっかけにアプリ間でデータを直接連携するシンプルな構成のため、初めての方でも簡単に設定可能です。
特定のメールを受信した際に、AIがメール本文を自動で要約し、その要約文を担当者に転送するため、<span class="mark-yellow">担当者は長文メールを読む時間を削減し、要点を素早く把握してスムーズ対応を開始</span>できます。
この連携は、AIによる文章生成を含むデータ加工処理を挟む応用的な構成になっており、情報共有の質とスピードをさらに高めたい場合に有効です。
それでは、さっそく実際にZoho MailとYoomを連携したフローを作成してみましょう！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのYoom登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するZoho Mailのマイアプリ登録方法を解説します。
入力欄に「Zoho Mail」と入力すると、Zoho Mailアプリが表示されますので、クリックしましょう。
今回は、JPのデータセンターを使用しているため「jp」と入力し、「追加」をクリックします。
表示されている内容を確認し、問題なければ「承諾する」をクリックします。
これでZoho Mailのマイアプリ連携は完了です！
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしましょう。
下記の画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートは、Yoomのマイプロジェクトから確認できます。
「特定のワードを含むメールが届いたら」をクリックします。ここではどのようなワードが含まれているメールを転送するのか、という設定を行います。
Zoho Mailと連携するアカウント情報に任意のものが設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
アカウントIDは、入力欄をクリックし、候補から選択します。
次の設定に移る前に、Zoho Mailで取得しているアドレスに特定のワードを含むメールを送ります。
今回は、下記のようなメールを送りました。
Yoom画面に戻り、転送を行いたいワードを設定します。今回は「test」と設定しました。
ここで設定したワードが含まれる場合のみ担当者に転送されるため、転送したいメールの内容に応じて設定してくださいね！
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、ここで取得したアウトプット＝メールを担当者に転送可能となります！
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
「メールを送信」をクリックします。ここでは転送設定を行います。
Zoho Mailと連携するアカウント情報に任意のものが設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
アカウントIDは先ほどと同様に、入力欄をクリックし候補からアカウントを選択します。
送信者のメールアドレスには、「△〇＠zohomail.○○」のようにZoho Mailで取得しているアドレスを使用します。
入力欄をクリックするとメールアドレスの候補がでますが、直接アドレスを入力、もしくはコピーしたものをペーストしましょう。
次に、受信者のメールアドレスを設定します。これは転送先の設定です。
件名はデフォルトで設定されていますが、下記のように取得した値から設定することをおすすめします。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで、最新のデータに基づいてフローが起動し、最新のメールデータをその都度転送可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じメールデータが転送されてしまうので注意が必要です。
メール本文の設定を行います。こちらもデフォルトで設定されていますが、自由に設定できます。
入力欄をクリックすると取得した値を引用することも可能ですので、好きなように追加しましょう。
ここでも同じく、テキストを直接入力すると毎回同じものが送信されてしまいますので、注意が必要です。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
テスト成功画面が確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
先ほどの手順で、「保存する」をクリックすると、下記の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が、「Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する方法」でした！
他にも、Zoho Mail活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば、内容を要約して転送をしたり、別のチャットツールにメールを転送することも可能です。
他CRMツールと連携もできるため、マーケティング部と営業部の連携強化にも役立ちますね
Zoho MailとZoho Mailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた特定のメールの確認や担当者への転送といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーによる対応漏れや情報共有の遅延を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は重要な連絡に即座に対応できる体制を整えられ、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし日々のメール業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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