Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら内容を要約して、返信メールとして下書き保存する

■概要

日々大量に届くメールの中から、問い合わせや報告といった重要なものだけを抽出し、内容を把握して返信する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特に、定型的ながらも迅速な対応が求められるメールは、見落としのリスクもあり気が抜けません。

このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、返信の下書きまで作成するため、メール対応業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受信する特定の報告メールの確認・返信作業を効率化したいマネージャーの方
• 顧客からの問い合わせメールへの一次対応を迅速化し、対応品質を向上させたい担当者の方
• 日々のメール処理業務に多くの時間を費やしており、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定メールの受信から内容要約、返信下書き作成までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 定型的なメール対応を自動化することで、対応の抜け漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZoho Mailの「メール内容の取得」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの詳細情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したメール本文の内容を要約します。
5. 最後に、Zoho Mailの「メールの下書き/テンプレートを作成」アクションを設定し、要約した内容などを本文に含んだ返信メールの下書きを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、「問い合わせ」や「日報」など、フローボットを起動したいメールが格納されるフォルダを任意で指定してください。これにより、特定のメールのみを処理の対象にできます。
• トリガーで設定するキーワードは、件名や本文などに応じて自由にカスタマイズが可能です。例えば「重要」や「至急」といった単語を設定することで、優先度の高いメールに絞って自動化できます。

■注意事項

• ‍‍Zoho MailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。