Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、内容を要約し担当者に転送する

■概要

日々の業務でZoho Mailを利用する中で、大量のメールの中から重要なものを探し出したり、内容を把握したりする作業に時間を取られていませんか。問い合わせや通知など、特定のメールへのスムーズな対応が求められる場面で、見落としや対応遅れは避けたいものです。
このワークフローは、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約し、指定の担当者へ転送する処理を自動化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailでのメール確認や振り分け作業を効率化したいと考えている担当者の方
• Zoho Mailに届く問い合わせや通知への対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• AIを活用して、Zoho Mailを中心とした情報共有の仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をトリガーに、内容の要約と転送が自動で行われるため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます。
• Zoho Mailに届く重要なメールを自動で検知し担当者へ通知するため、確認漏れや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、トリガーで取得したメール本文を対象に「要約する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信する」アクションを設定し、要約した内容を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDや、フローを起動させるきっかけとなるメール内の特定のワードを任意で設定してください。
• AI機能による要約では、トリガーで取得したメール本文などを変数として設定でき、要約の文字数や形式といった条件も自由にカスタマイズが可能です。
• メールを送信するZoho Mailのオペレーションでは、宛先や件名、本文に固定のテキストや、前段のフローで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Zoho MailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。