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「ChatGPTで生成した文章を、Zoho Mailに手作業でコピー＆ペーストして送信するのが面倒…」
「重要な情報も多いので、転記ミスや関係者への送信し忘れがないか心配…」
このようにChatGPTとZoho Mailを日常的に利用する中で、手作業による情報連携に手間やリスクを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">ChatGPTが生成した文章をZoho Mailに自動送信する仕組み</span>があれば、こうした日々の反復作業から解放されますね。
そして入力ミスなどのヒューマンエラーをなくし、より創造的で重要な業務に集中する貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。
これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐ実践できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ChatGPTとZoho Mailを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
ChatGPTとZoho MailのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた情報共有や通知作成といった一連の作業を自動化できます。
単なる作業時間の短縮だけでなく情報共有の迅速化やミスの削減にも繋がり、業務全体の質を向上させるのに役立つはずです。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Slackの特定チャンネルで重要なキーワードを含むメッセージが投稿された際、その内容を都度確認して要点をまとめ、メールで報告する作業は手間がかかります。
このテンプレートを使えば、Slackへの投稿をトリガーとして<span class="mark-yellow">ChatGPTが自動でメッセージ内容を要約し、その結果をZoho Mailで指定の担当者に通知</span>できます。
情報共有の迅速化と工数削減を同時に実現したいときにおすすめです。
Microsoft Teamsで共有された請求書や報告書などのファイル内容を確認し、その要点をまとめてメールで共有する業務は、ファイルを開いて内容を読み取る手間が発生します。
この自動化では、Microsoft Teams上でファイルが送信されると<span class="mark-yellow">OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、ChatGPTがその内容を要約してZoho Mailで通知</span>します。
ファイル確認の手間をなくし、重要な情報を迅速に関係者へ展開したいときに利用してみてください。
それでは早速、実際にChatGPTとZoho Mailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT／Zoho Mail
[Yoomとは]
今回はSlackで指定のキーワードを含むメッセージが投稿されたら、ChatGPTで要約しZoho Mailで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ChatGPTとSlackは、上記のナビで解説しているため、ここではZoho Mailのマイアプリ登録をご紹介します。
Zoho MailとYoomのマイアプリ登録
アプリ一覧からZoho Mailを選択すると以下の画面が表示されます。
注釈を参考にドメインを入力し「次へ」をクリックしてください。
連携したいアカウントでサインインします。
「承諾する」をクリックすると連携完了です。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まずこちらを参考に該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加してください。
次にトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続けてチャンネルIDを候補から選択してください。
次にトリガー条件となるテキストを入力しましょう。
今回は例として「#重要」というテキストが含まれている場合にフローボットを起動するよう設定しています。
最後にSlackの該当チャンネルに移り、テスト用の投稿をしてください。
この時、投稿内にトリガー条件のテキストを含めるようにします。
投稿したらYoomの設定画面に戻りテストしましょう。
成功したら保存してください。
※エラーではなく成功と表示されるにもかかわらず、レスポンス結果にfalseと記載されることがあります。その場合はSlackアプリ操作のエラー発生時の対応をご確認ください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。詳細は、こちらをご確認ください。
先ほど取得したSlackの投稿を要約します。
「テキストを生成」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリック。
メッセージ内容は予め設定されている通りでも大丈夫です。
ご利用状況にあわせて調整してください。
※以下のようにSlackの「メッセージ本文」のアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに投稿された情報を反映できます。
直接入力した内容は、固定値になります。
あとは任意で以下の項目を設定していきましょう。
ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
最後にモデルを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ChatGPTがSlackの投稿内容を要約してくれました！
ChatGPTによる要約結果を、Zoho Mailで送信します。
「メールを送信」をクリックしましょう。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
ステップ3・4と同様に、アクションを確認して「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずアカウントIDを候補から選択しましょう。
候補は、マイアプリ連携したアカウントに紐づいて表示されます。
次に送信者・受信者それぞれのメールアドレスを入力してください。
CC・BCCの設定も可能です。
続けて件名とメール本文を入力しましょう。
固定の文章や、ChatGPTの「返答内容」などの取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
あとは任意で以下の項目をプルダウンから選択していきましょう。
設定が完了したらテストします。
成功したら保存してください。
連携したZoho Mailのアドレスから、ChatGPTによる要約結果が送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Slackで指定のキーワードを含むメッセージが投稿されたら、ChatGPTで要約しZoho Mailで通知する方法でした！
今回はChatGPTからZoho Mailへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にZoho MailからChatGPTへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
日々大量に届くメールの中から重要なものを探し出し、内容を要約して関係者に共有するのは大変な作業です。
このテンプレートを活用すれば、<span class="mark-yellow">Zoho Mailで受信したメールの内容をChatGPTが自動で要約し、指定した担当者にメールで転送</span>することができます。
情報収集と共有のプロセスが効率化され、重要なメールを素早く確認したいときに利用してみてください。
特定のプロジェクトや顧客ごとにメールをフォルダ分けしていても、そのフォルダ内のメールを都度確認し、内容をまとめて共有するのは手間がかかります。
この自動化フローでは、<span class="mark-yellow">Zoho Mailの特定のフォルダにメールが届いたことをトリガーに、ChatGPTがその内容を要約して担当者に転送</span>します。
特定の重要情報だけを効率的に確認したいときにおすすめです。
Zoho MailやChatGPTのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Google スプレッドシートなどと連携することで、受信したメール情報を自動で任意のシートに記録することができます。
これにより、手動での転記作業が削減されるため、記録漏れなどの人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
フォームとチャットツールと連携することで、送信された回答をChatGPTで自動要約して任意のチャンネルに通知することができます。
テンプレートを設定するだけで手作業で要約を生成して通知する手間を削減できるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
ChatGPTとZoho Mailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文章の要約・転記・メール送信といった一連のタスクにかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は単純な反復作業から解放され、より正確な情報にもとづいて迅速に業務を進めることができますね。その結果、本来注力すべきコア業務に集中する理想的な環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slackの投稿者によってメールの宛先を変えるなど、複雑な条件で処理を分けられますか？
A：進行先の切り替え設定を追加することで可能です。
「ユーザーIDが特定のユーザーと等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。
あとは、それぞれの切り替え先で別のアドレスやメール本文を設定してください。
Q：Zoho Mail以外のメールサービスでも連携できますか？
A：可能です。
連携アカウントとアクションを選択画面でZoho Mailをクリックし、アプリ一覧からGmailやOutlookなど普段お使いのメールサービスを選択して、該当のアクションを設定してください。
Q：連携の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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