Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、Slackに通知する
試してみる
Zoho Mailを使ったメールの確認や関連部署への共有、顧客情報の転記といった業務に、日々追われていませんか？これらの作業は手動で行うと時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
そこで本記事では、Zoho Mail APIの基礎知識から、エンジニアでなくても様々なアプリとZoho Mailを連携させる具体的な方法 まで、わかりやすくご紹介します。この記事を読めば、これまで手作業だったメール関連業務を自動化し、ミスなく迅速に処理できる体制を整えることができる ので、本来時間をかけるべきコア業務に集中できるようになります。
「エンジニアに頼らず、自分たちの手で業務を効率化したい！」と考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
とにかく早くZoho MailのAPIを利用したい方へ YoomにはZoho Mail APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート が用意されています。こちら から詳細をチェックしてみてください！
Zoho Mail APIとは Zoho Mail APIはZoho Mailと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Zoho Mailを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Zoho Mail APIの場合は「Zoho Mail」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
取得：APIを経由して、データを取得することができます。
追加：APIを経由して、データを追加することができます。
更新：APIを経由して、データを更新することができます。
削除：APIを経由して、データを削除することができます。
Zoho Mail APIでできること Zoho Mail APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにZoho Mail APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
1. 特定のワードを含むメールが届いたらフローを起動する Zoho Mailのメール受信をアクションの起点として利用することで、特定のメールが届いた瞬間に様々な業務フローを自動で開始できます。
例えば、問い合わせメールを受信したら担当部署のSlackチャンネルに即時通知したり、CRMに顧客情報を登録したりするフローを構築し、対応漏れや遅れを防ぎましょう。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、Slackに通知する
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2. フォルダを自動で作成する Zoho Mail APIのフォルダ作成アクションをフローの中に組み込むことで、SalesforceなどのCRMで新しい取引先が登録された際に、Zoho Mail内に該当の取引先名のフォルダを自動で作成できます。
これにより、手作業でのフォルダ作成の手間を省き、顧客ごとのメール管理を効率化します。
Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Zoho Mailにフォルダを作成する
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3. グループにメンバーを自動で追加する Zoho Mail APIのグループメンバー追加アクションを活用することで、HubSpotなどのMAツールで新しいコンタクトが作成されたタイミングで、Zoho Mailの特定のグループ（メーリングリスト）にそのメンバーを自動で追加できます。
手動でのリスト更新作業が不要になり、常に最新の状態でメール配信を行えます。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、Zoho Mailでグループにメンバーを追加する
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その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの中で設定できるアクション（フローボットオペレーション）
フォルダの一覧を取得
フォルダ名を変更
フォルダを削除
フォルダを取得
グループを作成
グループの一覧を取得
グループの詳細を取得
グループ名を変更
グループメンバーを削除
グループを削除
タグを作成
タグを更新
タグの一覧を取得
タグを削除
タグを取得
メールの下書き/テンプレートを作成
■フローの起点となるアクション（トリガーアクション）
特定のタグのメールが届いたら
特定のフォルダにメールが届いたら
Zoho Mail APIの利用料金と注意点 Zoho Mail APIは、Zoho Mailの無料プランでも利用することが可能です。
そのため、基本的なメールの送受信などをAPI連携で自動化するだけであれば、追加費用なしで始めることができます。
ただし、APIの利用にはいくつかの注意点があるため、事前に確認しておきましょう。
APIの利用回数制限：無料プランの場合、1日あたりにAPIを呼び出せる回数に上限があります。大量のメール処理を自動化するなど、利用頻度が高い場合は有料プランへのアップグレードが必要です。
機能制限：無料プランでは、利用できるAPIの機能が一部制限されています。より高度な機能を利用したい場合は、有料プランの検討をおすすめします。
メールの送信数制限：スパム対策のため、1日に送信できるメール数には上限が設けられています（無料プランでは1ユーザーあたり1日50通まで）。
用途の制限：プロモーションメールやニュースレターといった一斉大量配信の用途には適していません。これらの目的で利用する場合は、Zohoが提供する専用サービス「Zoho ZeptoMail」などの利用が推奨されています。
※詳細はZoho Mailのサービスサイトをご確認ください。
実際に連携してみた！ ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してZoho Mail APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
Zoho Mail APIとの連携方法 はじめにZoho MailとYoomを連携する方法を紹介します。
1.Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
2.入力欄にZoho Mailと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
連携するアカウントのデータセンターに応じて「ドメイン」を設定し、「追加」をクリックしましょう。
3.以下の画面で連携させるアカウントでサインインしてください。
これでZoho Mail APIとの連携は完了です。
今回は「Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、Slackに通知する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Zoho Mailをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Zoho Mailのトリガー設定およびSlackのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、Slackに通知する
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ステップ1:SlackとYoomの連携 Slackも先程のZoho Mailと同様、マイアプリメニューからアプリを検索しクリックしてください。
1.ご利用のワークスペースURLを入力し、「続行する」をクリックします。
2.YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移ります。
詳しくは以下のページをご確認ください！
ステップ2:テンプレートをコピーする ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、Slackに通知する
試してみる
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Zoho Mailのトリガーアクション設定 1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のワードを含むメールが届いたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプラン によって最短の起動間隔が異なります。
4.「アカウントID」は候補から対象のアカウントを選択してください。
5.「特定のワード」は任意の内容を入力しましょう。
6.実際にZoho Mailでテスト用のメールを受信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプット が取得できます。
ステップ4:Slackに通知する設定 1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.Slackに通知したい「投稿先のチャンネルID」を候補から入力します。
4.送信するメッセージ内容を設定しましょう。
アウトプットを活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう！
5.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONに設定して動作確認 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
以上が、Zoho Mail APIの連携方法とそれを活用した実際のフローボット作成方法でした！
Zoho Mail APIを活用した自動化の例 Zoho Mailを利用したメール管理や顧客対応は日々の業務において重要ですが、手動で行う作業が多く、時間と労力がかかりがちです。
ここでは、Zoho Mail APIを使った業務の効率化事例として、Yoomで利用できるテンプレートをカテゴリごとに紹介します。プログラミングの知識がなくても簡単に試せる内容なので、ぜひご覧ください。
Zoho Mailをトリガーとして活用するテンプレート
Zoho Mailを起点に自動化するテンプレートは、日々のメール受信作業をトリガーとして、SlackやNotion、Chatwork、Google スプレッドシートへの情報転送を一括で処理できるのがポイントです。
特定のワードやタグを含むメールが届いたタイミングで、自動的に情報が転送されるため、手入力の手間が省けます。また、手動入力によるミスや漏れを防ぎ、業務をスムーズに進められるのが大きなメリットです。
Zoho Mailで特定のタグのメールを受信したらSlackに通知する
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Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する
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Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらNotionに追加する
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Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、Slackに通知する
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Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Chatworkに通知する
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Zoho Mailをフロー内のアクションとして活用するテンプレート
購読者や購入者に対するサンクスメールの他、リードやコンタクトの獲得に合わせてタスクの作成やグループメンバーへの自動追加などが行えます。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、Zoho Mailでグループにメンバーを追加する
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Meta広告（Facebook）でリードが登録されたら、Zoho Mailにタスクを作成する
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Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Zoho Mailにフォルダを作成する
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Shopifyで注文が発送されたら、Zoho Mailでフォローメールを自動送信する
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まとめ Zoho Mail API連携を行うことで、これまで手作業で行っていたZoho Mailを使った通知作業や共有業務が自動化され、手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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