Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、担当者に転送する

‍■概要

Zoho Mailで受信するメールの中から、特定の問い合わせや通知など、重要なものを手作業で担当者に転送する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。Zoho Mailを中心としたメール対応業務を効率化し、重要な連絡へのスムーズな対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受信する大量のメールから、重要な連絡を効率的に把握したいと考えている方
• 特定のメールを担当者へ手動で転送しており、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
• Zoho Mailを活用した情報共有の仕組みを自動化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailで特定メールを受信した際に自動で転送が実行されるため、これまで手作業での確認や転送に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転送漏れや担当者の確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なメールへのスムーズな一次対応を可能にします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を担当者宛に転送するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDや、フローボットを起動するきっかけとなる特定のワードを任意で設定してください。
• メールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文などを固定値で指定したり、トリガーで取得したメール情報を変数として活用したりすることが可能です。

■注意事項

• Zoho MailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。