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「Zoomでの会議後、毎回録画データを聞き返して議事録を作るのが大変…」
「作成した議事録をMicrosoft Teamsに共有するのを忘れがちで、情報共有が遅れてしまう…」
このように、ZoomでのWeb会議とその後の議事録作成、そしてMicrosoft Teamsでの共有といった一連の作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zoom会議が終了したら自動で録画データから文字起こしを行い、要約した議事録をMicrosoft Teamsの指定チャンネルに投稿してくれる仕組み</span>があれば、面倒な文字起こしや共有の手間から解放され、会議内容の迅速な共有と振り返りをスムーズに行うことができ、他の重要な業務に集中できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、専門知識も不要なので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、議事録作成・共有業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomの会議が終了したら自動で議事録を作成し、要約してMicrosoft Teamsに通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ZoomとMicrosoft Teams間で発生する議事録作成や共有に関する作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">議事録作成にかかる工数を削減し、チーム内での情報共有を迅速かつ確実に行えるようになりますよ</span>
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoom会議が終了した際に、録画データから自動で文字起こしを行い、さらにその内容を要約したり、必要に応じて翻訳したりした上で、Microsoft Teamsに通知するフローです。</span>
手作業での文字起こしや要約、翻訳の手間を完全に省き、会議内容の要点を素早く関係者に共有できます！
<span class="mark-yellow">特定の会議（例：定例会議など）がZoomで終了した場合にのみ、議事録を自動作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。</span>
重要な会議の議事録作成・共有漏れを防ぎつつ、不要な通知を避けることが可能です！
それではここから代表的な例として、Zoomでミーティングが終了したら自動で議事録の文字起こしと要約を行い、Microsoft Teamsに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
1. Zoomの登録方法
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択してください。
検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択しましょう！
Zoom（OAuth）の新規登録画面が表示されます。
下記必須項目を入力したら、「追加」ボタンをクリックしてください。
これで、Zoomのマイアプリ連携完了です！
2.Microsoft Teamsの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はMicrosoft Teamsを検索します。※注意事項：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックしましょう。
サインインが完了すると、Microsoft Teamsのマイアプリ連携完了です！
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用していくので、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートが自動的にコピーされるので、下記画面が表示されたら「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
まずは、「ミーティングが終了したら」をクリックして設定しましょう！
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
※現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくはこちらもチェックしてみてください。
下記画面はデフォルトで設定済みです。
設定を確認して問題なければ、そのまま「次へ」をクリックし進みましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールアドレスは、枠外の注釈を参考に任意で設定してください。
ここまで設定が完了したら、Zoomの画面に移り、テスト用にミーティングを作成後終了させましょう。
再びYoomの画面に戻ります。
画面下部にテストボタンがあるので、クリックしテストを実行してください。
テストが成功すると先ほど終了したZoomのミーティング情報がアウトプットに取得されます。このアウトプットは、この後行う設定で使用
するので、誤りが無いか確認してから設定を保存しましょう！
※参照：アウトプットについての詳細は、こちらをご確認ください。
次に、「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックし設定します！
下記画面も、デフォルトで設定済みです。
設定を確認して問題なければ、そのまま次のページに進みましょう！
ミーティングIDは、下記画面の通り設定済みです。
Zoomミーティングが終了したら自動で「ミーティングID」を引用しレコーディング情報を取得することができますよ！
テストを実行し、テストが成功したら「保存する」ボタンをクリックします。
今度は、「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックし設定していきます！
次のページも、初期設定済みなので、確認できたらそのまま次に進みましょう！
ダウンロードURLも、Zoomのアウトプットがデフォルトで設定されているので、このままにしましょう。
レコーディングファイルをダウンロードできますよ！
※参照：ダウンロード可能なファイルサイズについての詳細はこちらをご確認ください。
設定を確認したら、「テスト」をクリック後、「保存する」をクリックしてください。
続いて、「音声データを文字起こしする」という項目を設定していきます！
※文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
前のステップで取得したZoomミーティングの音声ファイルを文字起こしする設定を行います。
タイトルは変更可能です。
アクションを変更したい場合は、下部画面の赤枠部分をクリックしましょう。
時間の長さで消費タスクが異なります。
用途に合わせて、ちょうど良いアクションを選択しましょう！
こちらの項目は、運用をスタートしてからでも変更可能です。
前の操作で取得したダウンロードデータを使用するため、プルダウンから「取得した値を使用」「ダウンロードファイル」を選択してください。
設定ができたら、テストを実行し設定を保存しましょう。
次は、「要約する」という項目を設定していきます！
先ほど同様に、赤枠部分をクリックするとアクションを選択することができます。
用途に合わせて、GPTの種類と文章の長さを選択しましょう！
選択できたら「次へ」をクリックします。
要約対象のテキストは、下記画像の通りデフォルトで設定されています。
このように設定すると、先ほどのステップで文字起こしした「解析結果」を自動で引用できますよ！
文字数は1000と入力されていますが、任意の数字に変更することが可能です。
要約の条件は、要約する際のAIへの指示を出すことができます。
「箇条書きで生成する」「端的にまとめて」など任意で入力しましょう！
設定できたら、テスト実行後、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8:Microsoft Teamsに通知する
最後に、「Microsoft Teamsに通知する」をクリックし設定しましょう。
下記画面は、初期設定済みなので、確認後「次へ」をクリックしてください。
チームIDとチャンネルIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で選択してください。
メッセージは、自由に設定できます。
例えば、下記画面のように設定することで先ほどのステップで設定した「要約結果」を自動でMicrosoft Teamsのメッセージに引用できますよ！
入力できたら「テスト」ボタンをクリックしましょう。
Microsoft Teamsにテスト用のメッセージが届くので、設定したアウトプットが正しく反映しているのを確認し「保存する」ボタンを押してください。
ここまでのすべての設定が完了したら下記画面が表示されるので「トリガーをON」をクリックしてください。
これで、「Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する」フローの完成です！
早速フローの動作確認をしてみてくださいね。
ZoomやMicrosoft TeamsのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Zoom会議後の議事録作成とMicrosoft Teamsへの共有を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字起こしや要約、共有といった一連の作業負荷を削減し、情報共有の遅延や抜け漏れといったリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、会議内容の活用や他の戦略的な業務に集中できる時間を確保することが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にZoomとMicrosoft Teamsを連携するフローを構築できます。
もし議事録作成・共有の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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