・
「Boxに新しいファイルがアップロードされたけど、関係者にMicrosoft Teamsで知らせるのがいつも手間…」
「ファイル共有の際に、BoxのリンクをコピーしてMicrosoft Teamsに貼り付ける作業でミスが起きないか心配…」
このように、クラウドストレージのBoxとコミュニケーションプラットフォームのMicrosoft Teams間での情報共有や通知の際に、手作業による手間や課題を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Boxにファイルがアップロードされたら、その情報が自動的にMicrosoft Teamsの指定チャンネルやチャットに通知される仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されますね。より迅速で確実な情報共有を実現し、本来集中すべき業務に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても簡単に設定できて日々の繰り返し作業の負担を軽減できるので、ぜひ導入して業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとMicrosoft Teamsを連携してファイルアップロードを自動で通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
BoxとMicrosoft Teams間で発生するファイル共有や通知に関する様々な手作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、情報共有のスピードアップやコミュニケーションの円滑化、さらには手作業によるミス削減も実現できるため、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Boxに新しいファイルがアップロードされた際に、そのファイル名やリンクといった情報をMicrosoft Teamsの指定したチャンネルやチャットへ自動的にメッセージ投稿したり、Box内で同時にファイルを特定のフォルダへ移動させたりする</span>基本的な連携フローです。
手作業での通知漏れや遅延を防ぐことができ、チーム内での迅速かつ確実な情報共有を実現できます！
<span class="mark-yellow">Boxにアップロードされたファイルが特定のファイル名や種類といった条件を満たす場合にのみ、Microsoft Teamsへ通知するとともに、そのファイルの共有リンクを自動で生成してメッセージに含めて投稿する</span>フローです。
重要な情報だけを選別して関係者に通知し、安全かつ効率的なファイル共有プロセスを構築するのに役立ちます！
それではここから代表的な例として、Boxに新しいファイルがアップロードされた際に、その情報をMicrosoft Teamsの特定のチャンネルに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からBoxを検索してください。
お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとBoxのマイアプリ連携が完了します。
同様にMicrosoft Teamsを検索してください。こちらはログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず準備として、Boxのフォルダ内でファイルをアップロードしておきましょう。今回は「テスト.jpeg」というファイルをアップロードしました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、フォルダのコンテンツIDを入力してテストしましょう。
成功したら「次へ」をクリック。次の画面でも再度「テスト」をクリックします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
「チャネルにメッセージを送る」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定に移ります。まず投稿先のチームIDとチャネルIDを候補から選択しましょう。
次にメッセージを入力してください。ステップ3で取得したアウトプットを選択すると簡単に設定できます！
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存します。Microsoft Teamsに通知が来ましたね！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやMicrosoft TeamsのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Boxのファイル一覧を定期的にデータベースに追加可能です！
毎月月初めやコンタクト登録後に、Boxにフォルダを作成できます。
アンケートの結果をデータベースに追加した後に、Microsoft Teamsに通知可能です！
Microsoft Teamsのメッセージ内容を基に、フォルダを作成できるため、手間が省けます。
BoxとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルアップロードの通知や共有リンクの展開といった作業の負荷を大幅に削減でき、通知漏れや情報伝達の遅延といったリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者はファイル管理やコミュニケーションに関する煩雑な作業から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしBoxとMicrosoft Teams間の連携自動化をはじめとする業務効率化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif)
.avif)
.avif)
.avif)
