Zoho CRMとBoxを連携して、Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する方法

ステップ1：Zoho CRMとBoxをマイアプリ連携

Zoho CRMとBoxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Zoho CRM」と入力し、検索結果からZoho CRMを選択します。

2.表示された画面で、ドメインURLを入力し、「追加」をクリックしてください。
※ドメインURLは、Zoho CRMホーム画面のURL(以下画像の赤矢印部分)を入力してください。

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3.サインイン画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
その後、パスワードを入力し、「サインインする」をクリックしてください。

4.続いてBoxをマイアプリ登録します。
Zoho CRMの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxを選択し、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。

5.次の画面で、「BOXへのアクセスを許可」をクリックしてください。

マイアプリにZoho CRMとBoxが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるZoho CRMのトリガー設定と、その後のBoxのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「取引先が作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.「Zohoドメイン」と「チャネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力しましょう。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。

4.次の画面で「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

5.アプリと連携する「取引先情報を取得」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

6.「取引先ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット「取引先が作成されたら（Webhook）」から選択して、入力しましょう。
「Zohoドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

7.次に、アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックしてください。表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

8.API接続設定を行います。
「フォルダ名」は、先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。設定例を参考にして、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
「親フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力しましょう。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、Zoho CRMとBoxの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のZoho CRMとBoxを使った自動化例

その他にもYoomにはZoho CRMとBoxを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録するフローです。このフローを使用することで、Gmailで受信した顧客のメールから自動的にZoho CRMにリードを登録できます。手動でのリード入力作業が不要となり、業務効率の向上が期待できます。またスピーディーなリード登録が可能になり、顧客とのエンゲージメントが向上することで売上の増加にも繋がります。

2.Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する
Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。このフローを使用することで、Zoho CRMに登録された情報をもとに、Google Driveのフォルダが自動的に作成されます。手動でのフォルダ作成が不要になり、作成忘れや重複作成などのヒューマンエラーを防止し、書類管理をスムーズに進められるでしょう。フォルダ命名規則が統一され、一貫性のある文書管理体制の構築に繋がります。

3.Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。このフローを使用することで、Gmailでファイルが添付されたメールを受信するとフローが起動するため、ファイル名の命名規則も統一され、ファイル検索やファイル管理の効率を高めることが可能になるでしょう。

まとめ

今回は、Zoho CRMとBoxを連携させ、Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する方法をご紹介しました。
Zoho CRMとBoxを連携することで、取引先情報の管理やチーム間のファイル共有が効率化され、業務全体の生産性向上が期待できます。ノーコードで設定できるため、専門知識がなくても簡単に導入できるのも大きなメリットです。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考にZoho CRMとBoxの連携を試してみてください。