・
仕事で使うツールが増える中、ユーザー情報に変更があった場合、同じ内容を各ツールに入力するのは手間ではありませんか？
そんな時は、Yoomを使って作業を自動化してみましょう！
今回は、Google スプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携させてみます。Google スプレッドシートでユーザー情報が更新されると、cybozu.com共通管理も自動的に更新できるので、ツールの横断作業をなくせそうです。
さらに、情報が自動で同期されるので、情報の更新忘れや引用ミスが減るかもしれません。
この記事では、ノーコードツール『Yoom』を活用して、Google スプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携する方法とメリットを詳しくご紹介します。
最後まで余さずご覧くださいませ！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・全社でシートを共有し、各部門の情報を管理する統括部門の方
・チーム全体のタスク管理を行うリーダー職の方
2.cybozu.com共通管理で複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを複数使用している企業
・アプリのログイン権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは社内のあらゆる情報を一元管理するツールとして適しています。
しかしGoogle スプレッドシートの情報が編集されたらcybozu.com共通管理に手入力で反映させるのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手入力によるミスの発生をなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは有効です。
Google スプレッドシートでの情報編集をトリガーにcybozu.com共通管理の情報も編集するため、手入力による入力ミスを防ぎ情報の精度を保ちます。
また自動で一連の流れを完結してくれるため、手入力による作業時間を短縮し、他の業務に時間をかけることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して、Google スプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も自動更新するフローを一緒に作っていきましょう！
Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご確認ください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し、「＋新規接続」をクリックしてください。
(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google スプレッドシートをクリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックします。
(4)次にcybozu.com共通管理の連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧からcybozu.com共通管理をクリックします。
(5)cybozu.com共通管理の新規登録画面から、アカウント名、アクセストークン、サブドメインを入力し、「追加」をクリックします。
マイアプリにGoogle スプレッドシートとcybozu.com共通管理が登録されていれば、連携は完了です！
次にテンプレートを使用してトリガー設定を行いましょう。
(1)今回は、すでに設定されているテンプレートを使用します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・全社でシートを共有し、各部門の情報を管理する統括部門の方
・チーム全体のタスク管理を行うリーダー職の方
2.cybozu.com共通管理で複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを複数使用している企業
・アプリのログイン権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは社内のあらゆる情報を一元管理するツールとして適しています。
しかしGoogle スプレッドシートの情報が編集されたらcybozu.com共通管理に手入力で反映させるのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手入力によるミスの発生をなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは有効です。
Google スプレッドシートでの情報編集をトリガーにcybozu.com共通管理の情報も編集するため、手入力による入力ミスを防ぎ情報の精度を保ちます。
また自動で一連の流れを完結してくれるため、手入力による作業時間を短縮し、他の業務に時間をかけることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
アプリトリガーの「行が更新されたら」をクリックします。
(2)Google スプレッドシートの連携アカウントとアクションを選択画面からGoogle スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「行が更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定で、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択し、スプレッドシートIDとシートIDを候補から選びます。
※トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選べますが、プランによって選べる間隔が異なります。
さらに下へ進み、テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)、一意の値が入った列、更新を検知したい列を入力します。
※こちらは選択式ではありません。直接入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(1)次にcybozu.com共通管理と連携しましょう。
「ユーザーを更新」をクリックしてください。
(2)cybozu.com共通管理の連携アカウントとアクションを選択画面からcybozu.com共通管理に連携するアカウント情報を確認し、アクションは「ユーザーを更新」のままで「次へ」をクリックします。
(3)cybozu.com共通管理のAPI接続設定画面からログイン名をアウトプットより選択します。
その他は必須項目ではありません。ご自身の必要な箇所を入力してください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックしてください。
(4)最後に、メールトリガーをOFFからONに変更します。
これで、「Google スプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・全社でシートを共有し、各部門の情報を管理する統括部門の方
・チーム全体のタスク管理を行うリーダー職の方
2.cybozu.com共通管理で複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを複数使用している企業
・アプリのログイン権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは社内のあらゆる情報を一元管理するツールとして適しています。
しかしGoogle スプレッドシートの情報が編集されたらcybozu.com共通管理に手入力で反映させるのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手入力によるミスの発生をなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは有効です。
Google スプレッドシートでの情報編集をトリガーにcybozu.com共通管理の情報も編集するため、手入力による入力ミスを防ぎ情報の精度を保ちます。
また自動で一連の流れを完結してくれるため、手入力による作業時間を短縮し、他の業務に時間をかけることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやcybozu.com共通管理のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
顧客情報が追加されるともう一方のツールに自動追加できるので、ツールを行き来する動作をなくせる可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方
・顧客情報の入力を行っている営業部門の方
・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方
2.管理業務でboardを利用している方
・日常的にboardへの顧客登録を担当している方
・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。
また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方
・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方
2.業務で請求管理ロボを活用している方
・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方
・請求先の情報入力を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード 掛け払いに顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを利用する方
・顧客情報の管理でGoogle スプレッドシートを活用している方
・Google スプレッドシートを共有して業務を進めているチーム
2.マネーフォワード 掛け払いを活用して業務を進めている方
・請求業務を担当している方
・Google スプレッドシートの顧客情報をマネーフォワード 掛け払いに手動で追加している方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはオンライン上でデータの管理や編集ができるため、チーム作業に適したツールです。
しかし、マネーフォワード 掛け払いの顧客登録においてGoogle スプレッドシートのデータを都度マネーフォワード 掛け払いにも手動で連携している場合、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに顧客情報が追加されるとマネーフォワード 掛け払いに自動で顧客情報を登録することができるため、ツール間のデータ連携を効率化します。
Google スプレッドシートとマネーフォワード 掛け払いの両方に顧客情報を追加する必要が無くなるため、ツール間のデータの整合性を保つことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード 掛け払いのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
宛先やメールの文面を手入力する必要がなくなるため、転記ミスや送信漏れなどのリスクが低減するかもしれません。
■概要
Google スプレッドシートでステータスが更新されたらSendGridでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・リードや顧客、スケジュールなどの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・登録情報を他のアプリに同期して活用したい方
2. SendGridでメール送信や配信を行っている方
・リードへのアプローチにメールを利用している方
・商談フェーズに合わせて送信する定型メールがある営業担当者
・イベント参加者に対するフォローアップをメールで行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SendGridはメールの送信や配信に便利なツールですが、業務の進捗に合わせて手動でメールを送信すると、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
このフローを導入すると、Google スプレッドシートに登録した情報のステータスが更新された際、SendGridでのメール送信を自動化できます。宛先やメールの文面を手入力する必要がなくなるため、転記ミスや送信漏れなどのリスクを低減できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで顧客リストやタスクの進捗を管理する際、ステータスの更新ごとに手動でメールを送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されたことを検知して、Loopsから自動でトランザクションメールを送信できます。これにより、手作業による通知業務をなくし、迅速で正確なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSMSLINKでSMSを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートの情報をマーケティングで活用している方
・フォームの回答情報をGoogle スプレッドシートに蓄積している方
2.業務でSMSを活用している方
・商談の工程ごとに顧客にSMSを送信している営業担当者
・商談やミーティングのリマインダーとしてSMSを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
顧客対応の多い業務だと、SMSを活用する機会はよくありますよね。
ただ、顧客の数が多い場合や日によってSMSを送信する場面が多いと、その日予定していた業務が進捗通りに進まず煩わしさを感じているかもしれません。
今まで都度送信していたSMS送信を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
このテンプレートを使うことで、Google スプレッドシートで行が更新されると自動的にSMSLINKからSMSを送信することができます。
SMSLINKへログインする必要もなくなり、本来注力すべき作業に時間を割くことができるようになります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SMSLINKのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの特定の行が更新されることで請求書の発行と送付を自動化できるため、手動作業を効率化できるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Chatworkで共有する業務に手間を感じていませんか。この手作業は、コピー＆ペーストによる入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、自動で書類が発行されChatworkに通知されるため、これらの課題を解消し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動でcybozu.com共通管理にも従業員を追加するため、手入力するよりも早く登録を完了することができます。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・自社の従業員の情報を蓄積している方
2.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・所属部門に合わせて権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにcybozu.com共通管理にも従業員の登録を行うことで、業務に関連するアプリへのアクセスを円滑にします。
しかし、SmartHRで登録された情報をcybozu.com共通管理に毎回手入力するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でcybozu.com共通管理にも従業員を追加するため、手入力するよりも早く登録を完了することができます。
また入力漏れやミスを防ぐことにもつながるため、情報の精度を高く保ち、業務進行を円滑にします。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらcybozu.com共通管理に追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報の管理を担当している営業アシスタント
・部署ごとに閲覧権限を振り分けている部門長
2.cybozu.com共通管理で複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・所属部門に合わせて権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数の人で同時に編集ができるため、社内の情報を一元管理するツールとして有効的です。
しかしGoogle スプレッドシートで追加された情報を改めてcybozu.com共通管理に入力しなければならないのは、作業効率を低下させる可能性があります。
手入力の手間を省き、作業効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートで情報が追加されたら自動でcybozu.com共通管理へ登録を行うため、手入力の手間を省き効率的に業務を進行します。
また登録する情報はGoogle スプレッドシートの情報を引用して使用するため、手入力によるヒューマンエラーも防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらcybozu.comの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の労務管理でfreee人事労務を活用している方
・従業員情報の管理でfreee人事労務を活用している方
・cybozu.comへのデータ入力を自動化したい方
2.業務でcybozu.comを活用している方
・cybozu.comの従業員管理表で業務管理を行っている方
・従業員情報のスピーディーな管理や共有を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務を活用することで、人事業務を効率化することができます。
しかし、cybozu.comの従業員管理表にfreee人事労務のデータを手作業で入力するのは非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、freee人事労務で従業員情報が登録されたら、cybozu.comの従業員管理表に自動で追加することができます。
手動によるヒューマンエラーの発生を防止することができるため、ツール間の整合性が保たれ、従業員管理を正確に行うことができます。
また、管理業務の負担が軽減されるため、人事業務を効率的に進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、cybozu.comのそれぞれとYoomを連携してください。
登録内容を引用してアカウント登録を行うことで、手入力の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも役立つはずです。
■概要
kintoneで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・所属部門に合わせて権限を割り当てている統括部門の方
2.kintoneで従業員管理を行う企業
・入社後の従業員の情報の管理を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
cybozu.com共通管理は業務に関連するアプリへのアクセスを円滑するために有効的なツールです。
しかしkintoneで従業員情報が登録された後、手作業で各アプリにアカウント登録を行わなければならないのは手間がかかり、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
新しく入社した従業員に、迅速に業務を開始できる環境を整えたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを活用するとkintoneで従業員の登録があったら、cybozu.com共通管理にも従業員を追加とアプリの更新を自動で行います。
kitoneの情報を引用し登録を行うことで手入力の手間を省き、入力漏れやミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・kintone、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・担当業務に合わせて使用アプリを割り当てている統括部門の方
2.Airtableのデータベースで従業員管理を行う企業
・従業員情報を登録し、部署や配属ごとに管理している方
■このテンプレートを使うメリット
cybozu.com共通管理は業務に使用するアプリへのスムーズなアクセスを行うために有効的なツールです。
しかしAirtableのデータベースに従業員情報が登録された後、手入力でcybozu.com共通管理にアカウントを登録しアプリを更新しなければならないのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このテンプレートを使用することで、Airtableに従業員の登録があったら自動でcybozu.com共通管理への登録と使用するアプリの更新を完了します。
Airtableの登録内容を引用してアカウント登録を行うことで、手入力の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
これまで作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務に注力でき、業務効率化につながります。
■注意事項
・Airtable、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
複数のアプリを使っていると、同じデータをそれぞれに手動で登録する必要があり、どうしても入力ミスが発生しがちですよね。
しかし、Google スプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携することで、Google スプレッドシートに入力したユーザー情報が更新されると、自動的にcybozu.com共通管理にも反映されるため、手作業による入力ミスのリスク軽減が期待できます。
Google スプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携させることで、手動でのデータ入力や更新の手間が軽減されるはずです。
例えば、新入社員の情報をGoogle スプレッドシートに入力すると、その情報が自動的にcybozu.com共通管理にも自動的に反映されます。
データ入力にかかる時間を短縮できるようになり、空いた時間をその他の業務に充てられるようになるかもしれません。
Google スプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携することで、ユーザー情報を一元管理しながら、業務効率も向上しそうです！
作業が自動的に進むため、時間に余裕ができて他の業務に時間を充てることもできるかもしれませんね。
Yoomはノーコードツールなので、簡単に自動化できて作業の手間をぐっと減らせるはずです。
複数の部門で同じデータを使いたい場合や、手動での入力作業を減らしたい方は、ぜひYoomを試してみてください！
