【ノーコードで実現！】Google スプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携してユーザー情報を自動更新する方法

仕事で使うツールが増える中、ユーザー情報に変更があった場合、同じ内容を各ツールに入力するのは手間ではありませんか？そんな時は、Yoomを使って自動化することで、業務効率の向上が期待できます！例えば、Googleスプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携させることで、Googleスプレッドシートでユーザー情報が更新されると、cybozu.com共通管理も自動的に更新することができます。

この記事では、ノーコードツール『Yoom』を活用して、Googleスプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携する方法と、その連携によるメリットを詳しくご紹介します。

Googleスプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携するメリット

メリット1: 入力ミスの削減

複数のアプリを使っていると、同じデータをそれぞれに手動で登録する必要があり、どうしても入力ミスが発生しがちです。
しかし、Googleスプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携することで、スプレッドシートに入力したユーザー情報が更新されると、自動的にcybozu.com共通管理にも反映されるため、手作業による入力ミスのリスクを減らすことが期待できます。

メリット2: 業務効率の向上

Googleスプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携させることで、手動でのデータ入力や更新の手間が軽減されることが期待できます。たとえば、人事チームが新入社員の情報をGoogleスプレッドシートに入力すると、その情報が自動的にcybozu.com共通管理にも反映されます。このプロセスにより、データ入力にかかる時間を短縮し、その結果として節約した時間を他の業務に集中できるでしょう。

[Yoomとは]

Googleスプレッドシートとcybozu.com共通管理の連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して、Googleスプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も自動更新するフローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーにある『試してみる』をクリックすると、テンプレートをコピーできます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:Googleスプレッドシートとcybozu.com共通管理をマイアプリに登録する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し、「＋新規接続」をクリックしてください。

(2) マイアプリの新規接続一覧から、Googleスプレッドシートをクリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックします。

‍

(4)次にcybozu.com共通管理の連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧からcybozu.com共通管理をクリックします。
(5)cybozu.com共通管理の新規登録画面から、アカウント名、アクセストークン、サブドメインを入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにGoogleスプレッドシートとcybozu.com共通管理が登録されていれば、連携は完了です！
次にテンプレートを使用してトリガー設定を行いましょう。

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介したテンプレートを使用します。
下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「行が更新されたら」をクリックします。

(2)Googleスプレッドシートの連携アカウントとアクションを選択画面からGoogle スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「行が更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)アプリトリガーのAPI接続設定で、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択し、スプレッドシートIDとシートIDを候補から選びます。
※トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選べますが、プランによって選べる間隔が異なります。

さらに下へ進み、テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)、一意の値が入った列、更新を検知したい列を入力します。
※こちらは選択式ではありません。直接入力を行ってください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3:アプリと連携する

(1)次にcybozu.com共通管理と連携します。
「ユーザーを更新」をクリックします。

(2)cybozu.com共通管理の連携アカウントとアクションを選択画面からcybozu.com共通管理に連携するアカウント情報を確認し、アクションは「ユーザーを更新」のままで「次へ」をクリックします。

(3)cybozu.com共通管理のAPI接続設定画面からログイン名をアウトプットより選択します。
その他は必須項目ではありません。ご自身の必要な箇所を入力してください。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、メールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「Googleスプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

その他のGoogleスプレッドシートとcybozu.com共通管理を使った自動化例

Yoomでは他にもGoogleスプレッドシートとcybozu.com共通管理を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleスプレッドシートでユーザー情報が追加されたらcybozu.com共通管理に追加する

今回紹介したテンプレートでは「Googleスプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新する」方法をご紹介しましたが、さらに、このテンプレートも併せて使用することで、ユーザー情報が新しく追加された際にも、自動でcybozu.com共通管理に反映させることができます！これにより、既存ユーザーの更新だけでなく、新しいユーザー情報の追加も一括で管理できるので、ユーザー情報を一元化することが可能です。

2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Teamsを連携させると、スプレッドシートで行を更新するたびに、その内容をMicrosoft Teamsで確認できます。今回紹介したテンプレートと一緒に使うことで、ユーザー情報が更新されたら、同時にMicrosoft Teamsに通知を送ることができるので、チーム全体がタイムリーに情報を把握できるようになります！

3. Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知する

さらに、2.と併せて使用することで、スプレッドシートで行が追加されたときにも、Microsoft Teamsで自動的に通知を送ることができます！他のチャットツールとも連携できるため、チームに迅速に情報を届けたい方に最適です。自動化によって情報共有がスピーディーになるでしょう！

まとめ

Googleスプレッドシートとcybozu.com共通管理を連携することで、ユーザー情報を一元管理しながら、業務効率も向上しそうです！
Yoomはノーコードツールなので、簡単に自動化できて作業の手間をぐっと減らすことが期待できます。複数の部門で同じデータを使いたい場合や、手動での入力作業を減らしたい方は、ぜひYoomを試してみてください！

Yoomの無料登録