Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する

■概要

Microsoft Teamsで残業報告を受けた後、改めてfreee人事労務で申請を行う作業を手間に感じていませんか。二重入力の手間だけでなく、申請漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、freee人事労務へ自動で残業申請を作成し、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの報告を手作業でfreee人事労務に転記している労務担当者の方
• 残業申請の漏れや入力ミスを防ぎ、勤怠管理を正確に行いたいと考えている方
• チームの残業申請フローを効率化し、管理業務の負担を軽減したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿後、自動でfreee人事労務へ残業申請が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による申請内容の転記ミスや申請漏れといったヒューマンエラーをなくし、勤怠管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teamsとfreee人事労務をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージなど、条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、Teamsのメッセージ本文から残業日や時間、理由などの情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでfreee人事労務を選択し、「残業申請の作成」アクションで、抽出した情報を元に申請を行います。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDやチャネルID、フローの起動間隔を任意で指定してください。
• 分岐機能では、前段のトリガーで取得したメッセージ本文などの情報をもとに、後続のオペレーションを動かす条件を自由にカスタマイズできます。
• OCR機能では、対象のテキストとしてTeamsのメッセージ本文を指定し、残業日や時間など、抽出したい項目を任意で設定してください。
• freee人事労務で残業申請を作成するアクションでは、OCR機能で抽出したアウトプットを利用し、申請内容を任意で指定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランでは、設定したオペレーションがエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中は制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• このフローは、残業申請用の特定チャネルへのメッセージ投稿を前提としています。
  　従業員ごとのfreeeアカウントとの連携、および、AIによる効率的な情報抽出のため、事前に指定フォーマットで投稿するよう周知が必要です。
  　さらに分岐を追加すれば、専用チャネルを準備せずとも、メッセージ内容から残業申請に該当するか自動判別できます。