コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする

■概要

コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力してBoxへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をきっかけに、帳票の出力からBoxへのファイルアップロードまでを完全に自動化し、書類管理の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

コラボフローでの承認後、手作業で帳票の出力や管理を行っている方
Boxへのファイル格納を手動で行っており、格納漏れやミスをなくしたい方
申請・承認から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

コラボフローでの承認完了をトリガーに、帳票の出力とBoxへのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
手動でのファイル操作が不要になるため、帳票のアップロード漏れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

はじめに、コラボフローとBoxをYoomと連携します
次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された帳票ファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

コラボフローのトリガー設定では、任意の経絡の承認時にWebhook通知されるように設定してください
Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください

■注意事項

コラボフロー、BoxのそれぞれとYoomを連携してください
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください

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