Googleフォームで従業員登録されたら、ジョブカン勤怠でもRPAで従業員情報を登録する

■概要

新入社員の受け入れに伴う情報登録作業は、複数のシステムへの入力が必要で、人事担当者にとって負担の大きい業務の一つです。特にGoogleフォームで受け付けた情報を、手作業でジョブカン勤怠へ転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、RPAがジョブカン勤怠へ従業員情報を自動で登録し、こうした定型業務の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとジョブカン勤怠を使い、従業員情報を手作業で登録している人事担当者の方
• 複数のSaaSへの情報登録作業に手間を感じており、業務の自動化を検討している方
• 従業員の入社手続きを効率化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの情報登録をトリガーに、ジョブカン勤怠への転記作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォームとジョブカン勤怠をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでYoom機能の「レコードを取得する」を設定し、Googleフォームから送信された回答内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、ジョブカン勤怠にログインして取得した情報を基に従業員情報を登録する一連の操作を記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象となる従業員登録用フォームのIDを正確に指定してください。これにより、特定のフォームからの送信のみを自動化の対象とします。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」オペレーションでは、ジョブカン勤怠のURLや、従業員登録画面における各入力項目とフォームの回答データを紐付けるなど、一連の操作ステップを正確に設定する必要があります。

■注意事項‍

• Googleフォーム、ジョブカン勤怠とYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。