GoogleフォームでPDFが送信されたら、OCRと翻訳を行いGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

海外の取引先からPDFで送られてくる請求書や書類の処理に、手間や時間を取られていないでしょうか。内容を確認するために都度OCRツールで読み取り、翻訳ツールにかけるといった手作業は非効率であり、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取ったPDFからOCRでテキストを自動抽出し、指定言語へ翻訳した上でGoogle スプレッドシートへ格納する一連の業務を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外から受け取るPDF書類の処理に、OCRや翻訳ツールを都度手動で利用している方
• 外国語のPDFから内容を読み取り、システムへ転記する作業の効率化を目指している方
• 書類の受付からテキスト抽出、翻訳、データ格納までの一連の流れを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDF受領後のOCR処理や翻訳作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による文字の読み取りミスや翻訳漏れ、データ転記時の入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleフォームをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳結果などの情報を追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能でPDFからテキストを読み取る際に、請求書番号や金額など、抽出したい項目を任意で設定してください。
• AI機能で翻訳を行うアクションでは、日本語から英語へ、英語から日本語へなど、翻訳先の言語を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、出力先となるスプレッドシートのIDとシート名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
  ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133