MDM（マスターデータ管理）で扱うデータは品質が重要ですが、手作業での登録や更新には手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。AIを活用した高度なデータ管理に関心はあっても、具体的な実現方法に悩む方も少なくありません。このワークフローは、Googleフォームに送信されたデータを起点にOCRで情報を読み取り、AIがデータ品質を分析した上でNotionへ自動で追加します。MDMにおけるAI活用をスムーズに実現し、データ管理の精度と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionでMDMを構築し、AIを活用したデータ登録の自動化を検討している方
- Googleフォームで収集したデータの品質チェックや整形に時間を要している担当者の方
- 紙媒体などの情報をOCRで読み取り、MDMデータとして効率的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの送信をトリガーに、AIが分析を行いNotionに自動追加するため、MDMへのデータ登録にかかる作業時間を削減します
- OCRでの読み取りやAIによるデータ整形を挟むことで、手入力によるミスや表記ゆれを防ぎ、データ品質の維持・向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します
- トリガーとしてGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」を設定します
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答に添付されたファイルをダウンロードします
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 続いて、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出したテキストを分析・整形します
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」を設定し、AIによって整形されたデータを指定のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
- OCR機能の設定では、ファイルから読み取りたい抽出項目を任意で設定してください
- AI機能でテキストを生成するアクションでは、目的の分析や整形ができるようプロンプト（指示文）の内容を任意で編集してください
- Notionにレコードを追加するアクションでは、データを格納したいデータベースのIDを任意で設定してください
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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