■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、プロジェクト管理ツールのSmartsheetにも手作業で転記していませんか。この作業は単純ですが時間がかかり、入力ミスや反映漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにも自動で行が追加されるため、二重入力の手間を解消し、データの整合性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、データ連携を手作業で行っている方
- 両ツールでの情報管理において、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスやコピー＆ペーストの漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Smartsheetへの追加が完了したことを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の起点としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、Smartsheetへの連携が完了した日時などの情報を変数として埋め込み、特定の列に記録するよう設定が可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartsheetとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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