Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetに行を追加する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報を、プロジェクト管理ツールのSmartsheetにも手作業で転記していませんか。この作業は単純ですが時間がかかり、入力ミスや反映漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにも自動で行が追加されるため、二重入力の手間を解消し、データの整合性を保つことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、データ連携を手作業で行っている方
  • 両ツールでの情報管理において、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
  • 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスやコピー&ペーストの漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を紐付けます。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Smartsheetへの追加が完了したことを記録します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の起点としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。
  • Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、Smartsheetへの連携が完了した日時などの情報を変数として埋め込み、特定の列に記録するよう設定が可能です。

■注意事項

  • Google スプレッドシート、SmartsheetとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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