■概要

Google スプレッドシートで管理している情報を、プロジェクト管理ツールのSmartsheetにも手作業で転記していませんか。この作業は単純ですが時間がかかり、入力ミスや反映漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにも自動で行が追加されるため、二重入力の手間を解消し、データの整合性を保つことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、データ連携を手作業で行っている方
• 両ツールでの情報管理において、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスやコピー＆ペーストの漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Smartsheetへの追加が完了したことを記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の起点としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、Smartsheetへの連携が完了した日時などの情報を変数として埋め込み、特定の列に記録するよう設定が可能です。

■注意事項‍

• Google スプレッドシート、SmartsheetとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。