■概要
Smartsheetでプロジェクトを管理する中で、日々追加されるディスカッションの確認やIDの取得を手作業で行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、定期的なSmartsheetのディスカッションID一括取得から、Microsoft Teamsへの通知までを自動化できます。手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、プロジェクトの進捗管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetでのプロジェクト管理において、ディスカッションの定期的な確認に工数がかかっている方
- SmartsheetからディスカッションIDを一括取得し、チームへの情報共有を効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用して、プロジェクトの重要な更新情報を漏れなく自動で通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでSmartsheetのディスカッションIDを一括取得し自動で通知するため、これまで手作業で行っていた確認や共有の手間を削減できます。
- システムが自動で情報を取得し通知することで、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、フローボットを定期的に実行するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「ディスカッションID一覧を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で、取得したディスカッション情報を基に、通知用のメッセージを生成するための指示を作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト生成では、Smartsheetから取得したディスカッションIDなどの情報を含め、通知したい内容に合わせて自由にプロンプト（指示文）を設定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりといった柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
- Smartsheet、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
