SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をMicrosoft Teamsで通知する

■概要

従業員の退職に伴う手続きでは、関係各所への迅速な情報共有が不可欠ですが、その連絡が手間になっていませんか。SmartHRで管理している退職情報を手作業で各部署へ展開していると、連絡漏れや遅延のリスクも考えられます。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日が更新されたことをトリガーに、該当部署のMicrosoft Teamsチャネルへ自動で通知が可能です。これにより、手作業による連絡業務の負担を解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRで管理する従業員の退職情報を、手作業で各部署に連絡している人事労務担当者の方
• 退職手続きにおける部署間の情報連携を、より迅速かつ正確に行いたいと考えている方
• Microsoft Teamsを活用して、重要な人事情報を効率的に共有する仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRでの更新後、自動で通知が完了するため、これまで手動での連絡作業にかかっていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手作業に起因する通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、退職に関する重要な情報共有を正確に行うことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」を設定して、退職日が更新された従業員を対象とします。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した従業員の部署情報をもとに通知先を切り替えるよう設定します。
4. 最後に、各分岐の先にMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設置し、該当部署のチャネルに退職者情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャネルを任意で設定できます。
• 通知メッセージの本文は自由に編集でき、トリガーで取得した「従業員名」や「退職日」といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容にカスタムすることが可能です。

■注意事項

• SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してSmartHRの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502